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Livret d'accueil en EHPAD et ESSMS : contenu, mise à jour et remise en 7 étapes
Un nouveau résident arrive lundi. Dans le tiroir du secrétariat, trois versions du livret d'accueil ; sur l'une, le règlement de fonctionnement annexé n'est plus le bon. Vous saurez ici construire, mettre à jour et remettre le livret en 7 étapes, puis le vérifier avec une checklist à adapter, y compris dans une petite structure. Aller directement à la procédure.
Une seule version à jour du livret, c'est un doute de moins à chaque accueil. Découvrir OxcaSanté.
Le cadre : ce que dit le code de l'action sociale et des familles, ce que demande la HAS
Cet article porte sur les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) relevant du code de l'action sociale et des familles (CASF), dont les EHPAD. Les établissements de santé (cliniques, hôpitaux) ne sont pas traités ici.
L'article L311-4 du CASF prévoit que, lors de l'accueil dans un ESSMS, la personne reçoit un livret d'accueil ; pour un mineur, il est remis à son représentant légal, et pour un majeur sous mesure de protection avec représentation relative à la personne, à la personne chargée de la mesure ou à la personne de confiance désignée. Le livret comporte deux annexes : la charte des droits et libertés de la personne accueillie, qui est affichée dans l'établissement, et le règlement de fonctionnement prévu à l'article L311-7[1].
Le règlement de fonctionnement (voir notre article dédié) est remis à la personne accueillie, affiché dans les locaux et remis à chaque personne qui est prise en charge ou qui y exerce (salarié, agent public, professionnel libéral, bénévole)[2]. Il est établi après consultation du conseil de la vie sociale (CVS) ou d'une autre forme de participation[3] et, selon l'article R311-33, des représentants du personnel ; sa révision suit la périodicité qu'il fixe lui-même, sans pouvoir dépasser cinq ans[4].
Le contrat de séjour (ou document individuel de prise en charge), prévu au même article L311-4, est un autre document : il fixe les objectifs de la prise en charge, les prestations et leur coût prévisionnel. Avant l'entretien de conclusion du contrat, la personne est informée de la possibilité de désigner une personne de confiance[1].
Pour le reste du contenu, il n'existe pas de modèle national que nous ayons pu vérifier pour les EHPAD. La circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004 demande d'adapter le contenu, la forme et les modalités de communication du livret à chaque structure, propose en annexe une liste indicative de rubriques, et indique que les rubriques peuvent être placées en annexes pour faciliter l'actualisation[5]. Attention, le cahier des charges qui fixe un contenu minimal détaillé du livret (annexe 3-0 du CASF) vise les services autonomie à domicile, pas les EHPAD[6].
Côté évaluation, le référentiel de la HAS ne parle pas explicitement du livret mais de l'information de la personne. Son objectif 1.2 est que la personne accompagnée soit informée de ses droits de façon claire et adaptée, sa compréhension étant recherchée et favorisée[7]. Trois critères comptent ici :
- 1.2.1 : la personne et son entourage connaissent le rôle des professionnels et peuvent les identifier ; le manuel cite l'article L311-4 (livret d'accueil) comme référence légale[8].
- 1.2.2 : la personne est informée de ses droits et devoirs dans la vie collective ; l'évaluateur lui demande si elle a reçu les documents et les explications associés[8].
- 1.2.3 : la personne est systématiquement informée de la possibilité de désigner une personne de confiance[7].
Pour le critère 1.2.6, le manuel donne le livret d'accueil comme exemple de document consulté, avec le règlement de fonctionnement et la procédure d'accueil[8].
À retenir : la loi impose le livret, la charte et le règlement en annexe. Elle ne fixe pas, pour un EHPAD, la liste complète des rubriques. La HAS n'attend pas un modèle précis : elle attend une information claire, comprise, remise et que l'on peut prouver. Pour le contexte de l'évaluation, voir notre page sur l'évaluation ESSMS.
Petite structure ? Si l'encadrement tient en une à trois personnes, la direction peut piloter les sept étapes. Les étapes 1 à 3 tiennent alors sur une feuille, le CVS est consulté lors de sa prochaine réunion, et le secrétariat tient le classeur des accusés de remise.
Étape 1 : inventorier les versions en circulation
Avant d'écrire quoi que ce soit, rassemblez tous les livrets d'accueil et toutes les annexes réellement utilisés : version papier du secrétariat, PDF sur le poste de l'accueil, version sur le site, exemplaires donnés par l'administration. Relevez pour chacun la date, la version du règlement de fonctionnement joint et la présence de la charte. Désignez ensuite une seule version de référence et retirez les autres de la circulation.
Qui
La direction ou le responsable qualité, avec le secrétariat qui connaît les exemplaires utilisés.
Livrable
Un inventaire daté des versions trouvées et la désignation de la version de référence.
Piège à éviter
Laisser des exemplaires anciens dans les tiroirs de l'accueil : ils finissent par être remis à un nouveau résident.
Étape 2 : fixer le contenu du livret
Partez du socle légal, puis choisissez les rubriques utiles à la personne accueillie et à ses proches. Le tableau suivant distingue ce qui est imposé, ce que la circulaire de 2004 propose à titre indicatif, et ce qui relève d'une recommandation à valider pour votre structure.
| Rubrique | Base | Statut |
|---|---|---|
| Charte des droits et libertés de la personne accueillie, en annexe, et affichée | Article L311-4[1] | Obligatoire |
| Règlement de fonctionnement à jour, en annexe | Articles L311-4 et R311-34[1][2] | Obligatoire |
| Présentation de la structure : situation et accès, direction, président de l'instance délibérante, organisation, assurances, conditions de facturation | Annexe de la circulaire de 2004[5] | Indicatif |
| Personnes qualifiées : liste, modalités de saisine, numéros d'écoute | Annexe de la circulaire de 2004[5] | Indicatif |
| Formalités d'admission, de prise en charge et de sortie, frais, dépôts d'argent ou d'objets | Annexe de la circulaire de 2004[5] | Indicatif |
| Accueil des proches, formes de participation des personnes et de leur famille | Annexe de la circulaire de 2004[5] | Indicatif |
| Données personnelles, droit d'opposition, secret médical et professionnel, voies de réclamation | Annexe de la circulaire de 2004[5] (elle cite la loi de 1978 : faire valider la rédaction actuelle par la personne chargée des données personnelles) | Indicatif |
| Possibilité de désigner une personne de confiance et son rôle | Article L311-4 et critère HAS 1.2.3[1][7] | Information à donner systématiquement |
| Modalités de signalement d'une suspicion de maltraitance ou d'une maltraitance avérée | Annexe 3-0, qui vise les services à domicile, citée par la HAS pour le critère 3.12.1[6][8] | Recommandé, obligation non vérifiée pour un EHPAD |
Tableau de synthèse proposé par OxcaSanté à partir des textes cités. La circulaire de 2004 est ancienne et son annexe n'a qu'une valeur indicative ; vérifiez le texte en vigueur avec votre direction ou votre juriste.
Exemple de trame en 8 rubriques (proposition à adapter) : 1. mot de bienvenue ; 2. qui nous sommes (gestionnaire, direction, organigramme, trombinoscope) ; 3. votre arrivée (formalités, contrat de séjour, frais, dépôts) ; 4. vos droits (charte, personne de confiance, personnes qualifiées) ; 5. vos proches et la participation (visites, CVS) ; 6. comment nous joindre et qui contacter en cas de difficulté, plaintes et signalement de maltraitance compris ; 7. vos données personnelles ; 8. annexes : charte et règlement de fonctionnement à jour.
Qui
La direction, avec le responsable qualité et le cadre de santé ou l'IDEC (infirmier diplômé d'État coordonnateur).
Livrable
Un sommaire validé du livret, avec la liste des annexes et, pour chacune, le nom de la personne qui la tient à jour.
Piège à éviter
Tout recopier, règlement compris, dans le corps du livret : il devient illisible, alors que la HAS cherche une information claire et adaptée.
Étape 3 : rédiger de façon claire et adaptée
L'objectif 1.2 de la HAS demande une information claire et adaptée, dont la compréhension est recherchée[7]. Rédigez donc pour la personne et pour ses proches, pas pour l'inspecteur : phrases courtes, sigles expliqués, caractères lisibles. Gardez les informations qui changent (noms, numéros, tarifs) dans des annexes détachables, comme le recommande la circulaire pour faciliter l'actualisation[5]. Pensez au critère 1.2.1 : pour que la personne puisse identifier les professionnels, le manuel de la HAS cite comme exemples d'observation le badge, le trombinoscope et la différenciation des tenues[8]. Une page « qui est qui » dans le livret y contribue.
Qui
Le responsable qualité ou le cadre de santé rédige ; un professionnel au contact des familles relit.
Livrable
Une maquette complète du livret, relue par au moins un professionnel de terrain et un proche ou un résident.
Piège à éviter
Utiliser des sigles sans les expliquer (CVS, IDEC) : la personne n'ose pas demander ce qu'ils signifient. Conseil d'OxcaSanté.
Étape 4 : faire relire par le conseil de la vie sociale
Le critère 1.3.1 de la HAS attend que la personne accompagnée soit associée à la révision des règles de vie collective ou des modalités de fonctionnement, ainsi que des outils qui favorisent leur compréhension[7]. Le règlement de fonctionnement doit, lui, être établi après consultation du CVS ou d'une autre forme de participation[3]. Pour le livret, aucun texte consulté n'impose cette consultation ; la présenter au CVS est une bonne pratique cohérente avec ces deux exigences. Présentez la maquette, notez les remarques et indiquez ce qui a été retenu. Voir aussi notre article sur le conseil de la vie sociale.
Qui
Le directeur ou le responsable qualité présente ; les représentants des personnes accueillies et des familles donnent leur avis.
Livrable
Un compte rendu de CVS qui mentionne la présentation du livret, les remarques faites et la suite donnée.
Piège à éviter
Présenter le livret déjà imprimé : le CVS n'a plus de prise sur le contenu et l'avis perd son sens.
Attention : la remarque d'un représentant doit recevoir une réponse, même négative. Une consultation sans retour décourage les participants et ne laisse aucune trace utile à l'évaluation.
Étape 5 : valider, versionner et publier
Le livret suit un circuit de validation comme toute procédure : rédaction, relecture, approbation par la direction. Numérotez la version, indiquez la date et, si vous le souhaitez, une date de revue dans le pied de page de chaque document, annexes comprises. Retirez l'ancienne version de la circulation le jour où la nouvelle est publiée, et conservez-la identifiée comme périmée. Voir notre méthode de rédaction d'une procédure qualité et la validation d'un document qualité.
Qui
La direction approuve ; le responsable qualité tient la version et l'archive.
Livrable
Le livret approuvé, avec numéro de version et date, publié à la place de l'ancien, et l'ancien archivé comme périmé.
Piège à éviter
Corriger à la main un numéro de téléphone sur un exemplaire existant sans changer le numéro de version : on ne sait plus quelle version est en circulation.
Étape 6 : remettre le livret et tracer la remise
Remettez le livret à la personne accueillie, ou, selon les cas, à son représentant légal, à la personne chargée de la mesure de protection ou à la personne de confiance désignée[1], et affichez la charte dans l'établissement[1]. Ne vous contentez pas de tendre le document : pour le critère 1.2.2, la HAS vérifie que la personne a reçu les documents et les explications associés, et qu'elle a pu poser ses questions[8]. Profitez de cet échange pour rappeler la possibilité de désigner une personne de confiance (voir notre guide pas à pas).
Consignez ensuite la remise dans un accusé daté qui précise la version du livret et des annexes, classé dans le dossier administratif. Le règlement de fonctionnement doit aussi être remis à chaque professionnel, libéral ou bénévole[2] (voir l'accueil d'un nouveau professionnel).
Exemple d'accusé de remise en 5 lignes (proposition à adapter) : 1. nom et prénom de la personne accueillie ; 2. date de remise ; 3. version du livret et version du règlement de fonctionnement remis ; 4. explications données par (nom et fonction), questions posées ; 5. signature de la personne ou de son représentant et du professionnel.
Qui
Le directeur ou la personne qu'il désigne, avec le cadre de santé ; le secrétariat classe l'accusé.
Livrable
Le livret remis avec explications, la charte affichée, un accusé de remise daté mentionnant la version, classé au dossier.
Piège à éviter
Joindre le livret à une pile de documents à signer le jour de l'entrée, sans en parler : la remise existe sur le papier, pas pour la personne.
Étape 7 : réviser et rediffuser
Le livret vieillit vite : changement de direction, de coordonnées, de personne qualifiée sur la liste, de tarifs, révision du règlement de fonctionnement (au plus tous les cinq ans[4]), nouveau texte. Fixez dans votre procédure les événements qui déclenchent une mise à jour et une vérification annuelle (proposition d'OxcaSanté, les textes consultés ne fixent pas de fréquence pour le livret). Quand une annexe change, rediffusez-la aux personnes déjà accueillies ou à leurs représentants et conservez la trace de cette diffusion. Inscrivez le livret à votre revue périodique des documents qualité.
Qui
Le responsable qualité planifie et suit ; la direction valide chaque nouvelle version.
Livrable
Une fiche de revue datée, la nouvelle version diffusée, l'ancienne archivée et la rediffusion des annexes tracée.
Piège à éviter
Ne rouvrir le livret qu'à l'approche d'une évaluation : les informations erronées ont circulé pendant des mois.
Exemple de déclencheurs (proposition à adapter) : nouvelle direction ou nouveau responsable ; changement de numéro ou d'adresse ; mise à jour de la liste des personnes qualifiées ; révision du règlement de fonctionnement ; évolution des tarifs ou des prestations ; remarque récurrente de résidents, de proches ou du CVS ; revue annuelle.
Schéma et tableau : le parcours du livret et qui fait quoi
Le schéma ci-dessous montre les sept étapes et la boucle de révision. Il s'agit d'un repère pour s'organiser, pas d'un calendrier réglementaire.
Schéma pédagogique proposé par OxcaSanté, qui reprend les étapes de cet article. Les étapes sont indicatives et à adapter à chaque structure.
Le tableau suivant répartit les rôles. Il s'agit d'une proposition à adapter à votre organisation : ● pilote l'étape, ○ y contribue. Dans une petite structure, une même personne peut tenir plusieurs colonnes.
| Étape | Direction | Qualité | Cadre de santé ou IDEC | Secrétariat | CVS |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Inventorier les versions | ○ | ● | ○ | ○ | |
| 2. Fixer le contenu | ● | ○ | ○ | ||
| 3. Rédiger | ○ | ● | ● | ||
| 4. Faire relire par le CVS | ● | ○ | ○ | ||
| 5. Valider, versionner, publier | ● | ○ | |||
| 6. Remettre et tracer la remise | ● | ○ | ○ | ||
| 7. Réviser et rediffuser | ○ | ● | ○ | ○ |
Tableau proposé par OxcaSanté, non issu d'un texte réglementaire.
Checklist du livret d'accueil (à imprimer et adapter)
Imprimez ce tableau, complétez-le avec la direction et archivez-le à chaque révision du livret : il aide à montrer que la démarche est suivie.
| Point à vérifier | Fait | Date | Remarque |
|---|---|---|---|
| Toutes les versions du livret et des annexes inventoriées, une version de référence désignée, les autres retirées | ☐ | __ / __ | |
| Charte des droits et libertés de la personne accueillie jointe en annexe et affichée dans l'établissement | ☐ | __ / __ | |
| Règlement de fonctionnement à jour joint en annexe, avec sa date de révision | ☐ | __ / __ | |
| Rubriques choisies (présentation, personnes qualifiées, admission, participation, données personnelles, signalement de maltraitance) et annexes détachables | ☐ | __ / __ | |
| Texte relu par un professionnel de terrain et par un proche ou un résident, sigles expliqués | ☐ | __ / __ | |
| Maquette présentée au conseil de la vie sociale, remarques et suite donnée tracées | ☐ | __ / __ | |
| Livret approuvé, avec numéro de version et date, ancienne version archivée comme périmée | ☐ | __ / __ | |
| Livret remis avec explications, possibilité de désigner une personne de confiance rappelée, questions possibles | ☐ | __ / __ | |
| Accusé de remise daté, mentionnant la version, classé dans le dossier | ☐ | __ / __ | |
| Déclencheurs de révision et revue annuelle inscrits à l'agenda, rediffusion des annexes modifiées tracée | ☐ | __ / __ |
Voir ces sept étapes appliquées à votre propre livret d'accueil ?
Voyez en démonstration comment OxcaSanté soutient ces sept étapes pour une petite équipe, du circuit de validation à la diffusion des annexes mises à jour.
Réserver une démoQuestions fréquentes
Le livret d'accueil est-il obligatoire en EHPAD ?
Oui. L'article L311-4 du code de l'action sociale et des familles prévoit que, lors de son accueil dans un établissement ou service social ou médico-social, la personne reçoit un livret d'accueil. Pour un mineur, il est remis à son représentant légal, et pour un majeur sous mesure de protection avec représentation relative à la personne, à la personne chargée de cette mesure ou à la personne de confiance désignée. Les EHPAD relèvent de ces établissements.
Que doit contenir le livret d'accueil ?
L'article L311-4 impose deux annexes : la charte des droits et libertés de la personne accueillie, qui doit être affichée dans l'établissement, et le règlement de fonctionnement. Pour le reste, la circulaire du 24 mars 2004 demande d'adapter le contenu, la forme et les modalités de communication, et fournit en annexe une liste indicative de rubriques. Le cahier des charges qui fixe un contenu minimal détaillé (annexe 3-0 du CASF) vise les services autonomie à domicile, pas les EHPAD.
Le règlement de fonctionnement fait-il partie du livret d'accueil ?
Oui. L'article L311-4 en fait l'une des deux annexes du livret. L'article R311-34 prévoit en outre qu'il est remis à la personne accueillie, affiché dans les locaux et remis à chaque personne qui y travaille ou intervient : salarié, agent public, professionnel libéral ou bénévole.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour le livret d'accueil ?
Les textes consultés ne fixent pas de fréquence propre au livret. Le règlement de fonctionnement, lui, doit être révisé selon une périodicité qu'il fixe lui-même et qui ne peut pas dépasser cinq ans (article R311-33). Mettez le livret à jour à chaque changement d'une information qu'il contient et vérifiez-le au moins une fois par an : c'est une proposition d'OxcaSanté, pas une obligation.
Comment prouver la remise du livret lors d'une évaluation HAS ?
Pour le critère 1.2.2, l'évaluateur interroge la personne accompagnée pour savoir si elle a reçu les documents et les explications associés. Aucun texte consulté n'impose un accusé de remise signé, mais un accusé daté qui mentionne la version remise, classé dans le dossier de la personne, montre que la remise est organisée et suivie. Ce point est une proposition d'OxcaSanté.
Articles connexes
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Sources
- [1] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-4 (officielle, version en vigueur depuis le 10 avril 2024)
- [2] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article R311-34 (officielle, version en vigueur depuis le 31 mai 2021)
- [3] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-7 (officielle, version en vigueur depuis le 10 avril 2024)
- [4] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article R311-33 (officielle)
- [5] APHP, direction des affaires juridiques · Circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004 relative à la mise en place du livret d'accueil (reproduction d'un texte officiel sur un site institutionnel : confiance élevée sur le contenu, mais texte ancien dont l'annexe n'a qu'une valeur indicative)
- [6] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, annexe 3-0 (cahier des charges des services autonomie à domicile) (officielle, version en vigueur depuis le 17 juillet 2023)
- [7] HAS · Référentiel d'évaluation de la qualité des ESSMS, mars 2022 (objectifs 1.2 et 1.3) (officielle)
- [8] HAS · Manuel d'évaluation de la qualité des ESSMS, actualisé en juillet 2025 (critères 1.2.1, 1.2.2, 1.2.6, 1.3.1 et 3.12.1) (officielle)
Les étapes, tableaux, schémas et exemples de cet article sont des propositions d'OxcaSanté élaborées à partir de ces sources, pas des textes réglementaires. Le contenu minimal d'un livret d'accueil d'EHPAD n'a pas été trouvé dans un texte autre que ceux cités. La charte des droits et libertés de la personne accueillie est fixée par un arrêté de 2003, cité par le manuel de la HAS ; son texte n'est pas reproduit ici. Cet article ne constitue pas un avis juridique.