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Accueil d'un nouveau professionnel en EHPAD et ESSMS : procédure en 8 étapes et checklist
Un nouvel aide-soignant commence lundi, une remplaçante arrive mercredi, et personne n'a de trame d'accueil. Vous saurez ici préparer, mener et tracer cet accueil en 8 étapes (qui agit, livrable, piège à éviter), puis le vérifier avec une checklist à imprimer et adapter, y compris dans une petite structure.
Un tuteur disponible, c'est un tuteur que le nouvel arrivant n'a pas à solliciter pour chaque question. Découvrir OxcaSanté.
Le cadre : ce que demande la HAS, ce que dit le code du travail
Le référentiel d'évaluation de la qualité des ESSMS de la Haute Autorité de santé (HAS) comprend le critère 3.8.2 : « L'ESSMS met en œuvre un processus d'accueil et d'intégration des nouveaux professionnels et intervenants »[1]. Le manuel d'évaluation, actualisé en juillet 2025, précise comment il est évalué : un entretien avec l'ESSMS, qui vérifie que le processus existe et que l'ESSMS s'assure de sa mise en œuvre, et une consultation documentaire portant sur tous les documents décrivant la procédure d'accueil des nouveaux arrivants, avec l'organisation, les rôles et les responsabilités[2].
Côté droit du travail, l'employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice des travailleurs qu'il embauche, de ceux qui changent de poste ou de technique et des salariés temporaires (sauf exception pour certains travaux urgents), ainsi que, à la demande du médecin du travail, des travailleurs qui reprennent après un arrêt d'au moins 21 jours[3]. Plus largement, les mesures de protection de la santé et de la sécurité qu'il doit prendre incluent des actions d'information et de formation[4].
Un point de vigilance : pour l'accueil lui-même, le support de formation de l'équipe territoriale d'hygiène médico-sociale (ETH-MS) du Centre-Val de Loire, une équipe régionale de prévention du risque infectieux en établissements médico-sociaux, indique qu'il n'existe pas de réglementation spécifique[5]. Les étapes ci-dessous combinent donc les attentes de la HAS, les obligations de formation à la sécurité et les bonnes pratiques décrites par cette équipe, source institutionnelle régionale à valeur de recommandation et non de texte réglementaire. Pour les établissements de santé soumis à la certification, les obligations du code du travail s'appliquent de la même façon ; nous n'avons pas vérifié ici de critère équivalent du référentiel de certification.
À retenir : la HAS ne fixe ni durée ni contenu type pour l'accueil. Elle attend un processus décrit, un rôle pour chacun, et la preuve qu'il est appliqué. C'est exactement ce que construit la procédure ci-dessous. Pour le contexte de l'évaluation, voir notre page sur l'évaluation ESSMS.
Petite structure ? Si l'encadrement tient en une à trois personnes, une seule peut piloter les huit étapes ; le tuteur est alors un collègue volontaire, et le référent hygiène est remplacé par l'infirmier ou l'IDEC (infirmier diplômé d'État coordonnateur). Les étapes 1 à 3 tiennent sur une feuille.
Exemple de calendrier (proposition d'OxcaSanté, non issue des sources citées, à adapter) : une demi-journée de préparation avant l'arrivée, une journée en doublure avec le tuteur, environ une heure de formation à la sécurité, quinze minutes pour montrer comment déclarer un événement, puis des points à une semaine, à un mois et avant la fin de la période d'essai.
Étape 1 : préparer l'arrivée et prévenir l'équipe
Avant le premier jour, l'équipe est prévenue de l'arrivée (par message pour les fonctions administratives, à l'oral pour les autres) afin d'éviter qu'un nouvel agent soit découvert par hasard. Les outils de travail sont prêts : identifiants et mots de passe, accès aux locaux, clés ou badge, adresse de messagerie, tenue à la bonne taille et planning[5].
Qui
Le cadre de santé ou la direction, avec le secrétariat ou les ressources humaines.
Livrable
Une fiche de préparation d'arrivée cochée (annonce faite, accès créés, tenue, planning).
Piège à éviter
Découvrir le matin même que les accès ou la tenue ne sont pas prêts, et que l'équipe n'était pas prévenue.
Étape 2 : désigner un tuteur et lui libérer du temps
L'ETH-MS recommande de mettre en place un parrainage ou tutorat avec un temps dédié à l'accueil. Le tuteur est volontaire, disponible, expérimenté, connaît bien la structure et le travail de terrain, et possède des qualités pédagogiques. Il répond aux questions, présente les habitudes du service et accompagne les premiers temps, par exemple en doublant une journée[5].
Qui
Le cadre de santé désigne ; le tuteur accompagne.
Livrable
Le nom du tuteur inscrit au planning et un temps dédié réservé sur les premières semaines.
Piège à éviter
Désigner un tuteur sans lui libérer de temps : l'accompagnement devient une charge de plus, et le manque d'accompagnement fait partie des causes de mauvaise intégration relevées par l'ETH-MS.
Étape 3 : accueillir le premier jour
Le premier jour comprend un entretien (remise des outils de travail et du livret d'accueil, présentation des logiciels utilisés, échange sur les pratiques de travail), une visite de la structure (vestiaire, salles de pause, bureau du responsable) et la présentation des personnes et des responsables. L'ETH-MS recommande de prévoir des transmissions plus longues ce jour-là[5]. Le livret d'accueil du professionnel regroupe les informations pratiques (horaires, numéros de téléphone) et le règlement intérieur avec ses points importants[5].
Qui
Le cadre de santé et le tuteur ; les ressources humaines pour le contrat.
Livrable
Le livret remis, la visite réalisée et une trace datée du premier jour dans la fiche d'accueil.
Piège à éviter
Tout transmettre à l'oral, sans document de référence que le nouvel arrivant peut relire seul.
Exemple de modèle de livret d'accueil en 2 pages (proposition à adapter) : 1. horaires et planning de la première semaine ; 2. numéros utiles et organigramme simple ; 3. nom et coordonnées du tuteur ; 4. règlement intérieur résumé (points importants) ; 5. où trouver les procédures et la liste à lire en priorité (étape 5) ; 6. comment déclarer un événement indésirable (étape 6).
Étape 4 : former à la sécurité et aux gestes essentiels
Le code du travail vise une formation pratique et appropriée à la sécurité pour les travailleurs embauchés, les salariés temporaires et ceux qui changent de poste[3]. En EHPAD, l'ETH-MS cite parmi les sujets à revoir avec un nouvel arrivant l'hygiène des mains, les équipements de protection individuelle, la gestion des excreta (GDE), le bionettoyage et la conduite à tenir en cas d'accident d'exposition au sang (AES), et rattache la sécurité incendie à l'article L4141-2[5]. Adaptez la liste aux risques de votre structure.
Qui
L'employeur, le cadre de santé, le référent hygiène ou le tuteur selon le sujet.
Livrable
Une fiche de formation datée : sujets vus, durée, nom du formateur, signature du nouvel arrivant.
Piège à éviter
Se contenter de remettre un livret : le texte parle d'une formation pratique et appropriée, pas seulement d'une information.
Attention : ne pas oublier les remplaçants et les intérimaires. Le code du travail les cite expressément parmi les bénéficiaires de la formation pratique à la sécurité[3].
Étape 5 : donner accès aux documents qualité essentiels
Le nouvel arrivant reçoit un compte nominatif avec des droits adaptés à sa fonction (voir définir qui voit quoi dans la documentation qualité), et la liste des procédures à lire en priorité : gestes d'hygiène, conduite à tenir en cas d'accident d'exposition au sang, signalement de maltraitance, évacuation incendie, urgence vitale, selon votre structure. Cette liste est une proposition à adapter, pas une liste imposée par un texte. Expliquez aussi comment retrouver un document en autonomie.
Qui
Le responsable qualité (ou le cadre) crée les accès ; le tuteur présente les documents.
Livrable
Un compte actif au bon périmètre et une liste de documents prioritaires remise avec une date.
Piège à éviter
Donner accès à toute la documentation d'un coup, sans hiérarchie, ou la laisser sur un lecteur que le nouvel arrivant ne sait pas ouvrir.
Étape 6 : expliquer comment déclarer un événement indésirable
Un nouvel arrivant n'osera pas toujours signaler un incident ou un presque-accident s'il ne sait pas comment faire. Montrez-lui dès les premiers jours où se trouve le formulaire de déclaration, ce qu'il faut signaler et ce qui se passe ensuite. Appuyez-vous sur votre procédure de déclaration des événements indésirables, rappelez que les presque-accidents se déclarent aussi et présentez votre charte de non-punition si vous en avez une.
Qui
Le responsable qualité ou le tuteur.
Livrable
Une démonstration faite avec le nouvel arrivant, tracée dans la fiche d'accueil.
Piège à éviter
Attendre qu'un premier événement survienne pour expliquer comment le déclarer.
Étape 7 : faire des points réguliers et évaluer l'intégration
L'ETH-MS recommande de proposer des points réguliers avec le responsable, informels ou sous forme d'entretiens, et de faire remplir un rapport d'étonnement (un court écrit où le nouvel arrivant note ce qui l'a surpris), qui offre un regard neuf sur les pratiques. L'intégration est évaluée avant la fin de la période d'essai, ce qui permet de dépister les difficultés et d'y répondre, par exemple par une formation complémentaire ou un ajustement du parcours. L'ETH-MS rappelle que la période d'essai est une borne juridique, alors que la période d'intégration, de durée variable, correspond au temps nécessaire pour devenir suffisamment autonome[5]. Une mauvaise intégration (manque d'informations, d'accompagnement, isolement) pèse sur la motivation et, selon cette même source, sur le turn-over. Pour le contexte des départs en ESSMS, voir notre article sur le turnover et l'absentéisme.
Qui
Le cadre de santé, le tuteur et le nouvel arrivant.
Livrable
Un compte rendu daté à chaque point et un bilan écrit avant la fin de la période d'essai.
Piège à éviter
S'arrêter au premier jour, ou confondre la fin de la période d'essai avec la fin de l'intégration.
Étape 8 : formaliser, tracer et réviser la procédure
C'est cette étape qui répond au critère HAS : un document qui décrit l'organisation, les rôles et les responsabilités de l'accueil, et la preuve que l'ESSMS s'assure de sa mise en œuvre[2]. Rédigez la procédure en vous appuyant sur la méthode de rédaction d'une procédure qualité, faites-la valider et diffusez-la selon la procédure de validation et de diffusion d'un protocole, puis planifiez sa revue périodique. Conservez, pour chaque arrivée, la checklist remplie. Si vous accueillez plus de quelques personnes par an, un indicateur simple à suivre (proposition de cet article) : la part des arrivées dont la checklist est complète. En dessous de 3 arrivées par an, une relecture annuelle de la procédure et un classeur de checklists signées suffisent.
Qui
Le responsable qualité rédige ; la direction valide.
Livrable
Une procédure validée, datée et diffusée, et un dossier d'accueil archivé pour chaque arrivée.
Piège à éviter
Une belle procédure jamais testée sur une arrivée réelle ni révisée après.
Arrivée en urgence : la version en 5 points
Remplacement le jour même, intérimaire, stagiaire, bénévole ou intervenant libéral : la procédure complète n'est pas toujours possible. Voici un minimum, proposé par OxcaSanté à partir des étapes ci-dessus, à valider avec votre responsable. Le critère de la HAS vise les nouveaux professionnels et intervenants[1], sans distinguer leur statut.
- Un accès provisoire aux documents utiles, ou un document remis directement.
- Un tuteur du jour, nommé, qui reste disponible.
- Les consignes de sécurité et d'incendie essentielles, avec trace de la formation (étape 4).
- Où et comment déclarer un événement indésirable (étape 6).
- Les numéros d'urgence et la personne à prévenir en cas de doute.
Schéma et tableau : la frise de l'intégration et qui fait quoi
La frise ci-dessous résume les huit étapes en quatre phases. Les phases sont des repères pour s'organiser, pas des délais réglementaires : les sources consultées ne fixent aucune durée, à vous de les préciser dans votre procédure.
Schéma pédagogique proposé par OxcaSanté, qui reprend les étapes décrites dans cet article et les sources citées. Les phases sont indicatives et à adapter à chaque structure.
Le tableau suivant répartit les rôles. Il s'agit d'une proposition à adapter à votre organisation : ● pilote l'étape, ○ y contribue. Dans une petite structure, une même personne peut tenir plusieurs colonnes.
| Étape | Cadre ou direction | Tuteur | Responsable qualité | Nouvel arrivant |
|---|---|---|---|---|
| 1. Préparer l'arrivée | ● | ○ | ○ | |
| 2. Désigner un tuteur | ● | ○ | ||
| 3. Accueillir le premier jour | ● | ● | ○ | |
| 4. Former à la sécurité | ● | ○ | ○ | ○ |
| 5. Donner accès aux documents | ○ | ● | ● | ○ |
| 6. Expliquer la déclaration | ○ | ● | ○ | |
| 7. Points réguliers et bilan | ● | ● | ● | |
| 8. Formaliser et réviser | ○ | ● |
Tableau proposé par OxcaSanté, non issu d'un texte réglementaire.
Checklist d'accueil d'un nouveau professionnel (à imprimer et adapter)
Imprimez ce tableau pour chaque arrivée, complétez-le avec le tuteur et archivez-le : il sert de preuve que le processus est appliqué.
| Point à vérifier | Fait | Date | Visa |
|---|---|---|---|
| Arrivée annoncée à l'équipe, accès, tenue et planning prêts avant le premier jour | ☐ | __ / __ | |
| Tuteur désigné, avec un temps dédié planifié | ☐ | __ / __ | |
| Livret d'accueil remis, visite faite, personnes présentées | ☐ | __ / __ | |
| Formation pratique à la sécurité réalisée et tracée (y compris pour les remplaçants et intérimaires) | ☐ | __ / __ | |
| Gestes d'hygiène et de sécurité essentiels revus avec le nouvel arrivant | ☐ | __ / __ | |
| Compte nominatif créé au bon périmètre, liste des procédures prioritaires remise | ☐ | __ / __ | |
| Circuit de déclaration des événements indésirables expliqué et démontré | ☐ | __ / __ | |
| Points de suivi réalisés et tracés, rapport d'étonnement recueilli | ☐ | __ / __ | |
| Bilan d'intégration fait avant la fin de la période d'essai | ☐ | __ / __ | |
| Procédure d'accueil validée, diffusée, révisée, et checklist archivée pour chaque arrivée | ☐ | __ / __ |
Arriver à votre prochaine évaluation avec une procédure d'accueil validée et des preuves tracées ?
Voyez en démo comment OxcaSanté rassemble vos procédures et vos déclarations d'événements indésirables au même endroit, pour arriver à l'évaluation avec des preuves tracées.
Réserver une démoQuestions fréquentes
Une procédure d'accueil des nouveaux professionnels est-elle obligatoire en ESSMS ?
Le référentiel d'évaluation de la HAS contient un critère dédié (3.8.2) : l'ESSMS met en œuvre un processus d'accueil et d'intégration des nouveaux professionnels et intervenants. Lors de l'évaluation, l'évaluateur vérifie par entretien que ce processus existe et que l'ESSMS s'assure de sa mise en œuvre, puis consulte les documents qui le décrivent. En revanche, le support de formation de l'ETH-MS Centre-Val de Loire indique qu'il n'existe pas de réglementation spécifique sur l'accueil lui-même. Les obligations de formation à la sécurité du code du travail, elles, s'appliquent.
Les intérimaires et les remplaçants doivent-ils être accueillis de la même façon ?
Le critère HAS vise les nouveaux professionnels et intervenants, sans distinguer leur statut. Le code du travail cite expressément les salariés temporaires parmi les bénéficiaires de la formation pratique à la sécurité, sauf exception pour certains travaux urgents. Pour une présence courte, l'ETH-MS cite l'exemple d'un dépliant d'informations générales remis aux agences d'intérim. Adaptez la procédure plutôt que de la supprimer.
Que mettre dans le livret d'accueil du nouvel arrivant ?
Le support de l'ETH-MS cite les informations pratiques (horaires de travail, numéros de téléphone) et le règlement intérieur avec ses points importants, afin de gagner du temps le premier jour et de donner un document de référence. Ajoutez la liste des procédures à lire en priorité et les coordonnées du tuteur, c'est une proposition de cet article.
Combien de temps dure la période d'intégration ?
Aucune durée n'est imposée par les sources consultées. L'ETH-MS distingue la période d'essai, qui est une borne juridique, de la période d'intégration, qui correspond au temps nécessaire pour que l'agent devienne suffisamment autonome et dont la durée est variable. Fixez-la dans votre procédure, par type de poste, et évaluez l'intégration avant la fin de la période d'essai.
Comment prouver l'accueil des nouveaux arrivants lors d'une évaluation HAS ?
La HAS prévoit un entretien avec l'ESSMS et une consultation documentaire des documents décrivant la procédure d'accueil, avec l'organisation, les rôles et les responsabilités. Préparez donc la procédure validée et, pour les arrivées récentes, les checklists remplies et les comptes rendus de points de suivi. Ces traces servent à montrer que le processus est réellement appliqué.
Articles connexes
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- Rédiger une procédure qualité en établissement de santé : la méthode et le modèle
- Turnover et absentéisme en ESSMS : ce que montrent les chiffres CNSA
Sources
- [1] HAS · Référentiel d'évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux, mars 2022, critère 3.8.2 (officiel, PDF, page 23)
- [2] HAS · Manuel d'évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux, validé le 8 mars 2022, actualisé le 8 juillet 2025, fiche du critère 3.8.2 (officiel, PDF, page 138)
- [3] Ministère du Travail · Article L4141-2 du code du travail, formation pratique et appropriée à la sécurité, texte mis à jour au 1er mai 2008 (officiel, Code du travail numérique)
- [4] Ministère du Travail · Article L4121-1 du code du travail, mesures de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs, texte mis à jour au 1er octobre 2017 (officiel, Code du travail numérique)
- [5] ETH-MS Centre-Val de Loire (équipe territoriale d'hygiène médico-sociale) · La formation des nouveaux professionnels en EMS, support de formation, 2023 (source institutionnelle régionale, non réglementaire : degré de confiance bon pour les pratiques décrites, qui sont des recommandations)
Le manuel d'évaluation de la HAS cite l'article D344-5-14 du code de l'action sociale et des familles parmi les références légales du critère 3.8.2 ; nous n'avons pas pu en consulter le texte et ne le commentons donc pas. Le schéma, le tableau, la checklist et les durées de la procédure sont des propositions d'OxcaSanté à adapter, non des exigences réglementaires. Les fonctionnalités d'OxcaSanté citées sont celles décrites dans le changelog officiel du produit.