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Contrat de séjour en EHPAD et ESSMS : établir, signer et mettre à jour en 7 étapes
Un résident entre jeudi. Le contrat de séjour est dans un classeur, l'avenant n'a jamais été rédigé pour le résident arrivé au printemps et personne ne sait dans quel délai il aurait dû l'être. Vous saurez ici établir, faire signer et tenir à jour un contrat de séjour en 7 étapes, avec les délais du code de l'action sociale et des familles, puis le vérifier avec une checklist à adapter, y compris dans une petite structure. Aller directement à la procédure.
Un seul modèle de contrat à jour, des annexes qui suivent, et moins de temps passé à chercher la bonne version. Découvrir OxcaSanté.
Le cadre : ce que dit le code de l'action sociale et des familles, ce que demande la HAS
Cet article porte sur les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) relevant du code de l'action sociale et des familles (CASF), dont les EHPAD. Les établissements de santé (cliniques, hôpitaux) ne sont pas traités ici.
L'article L311-4 du CASF prévoit que, lors de l'accueil, un contrat de séjour est conclu ou un document individuel de prise en charge est élaboré, avec la participation de la personne accueillie. Il fixe les objectifs et la nature de la prise en charge, ainsi que la liste et le coût prévisionnel des prestations. Un décret en fixe le contenu minimal selon les catégories d'établissements[1].
L'article D311 précise les règles pratiques. Le contrat de séjour concerne un accueil dont la durée prévisionnelle, continue ou discontinue, dépasse deux mois ; il est conclu entre la personne accueillie (ou son représentant légal) et le représentant du gestionnaire. Il est remis au plus tard quinze jours après l'admission et signé dans le mois qui suit. La participation de la personne, et si besoin de sa famille ou de son représentant légal, est obligatoire, à peine de nullité. Si la personne ou son représentant refuse de signer, un document individuel de prise en charge est établi à la place[3].
Quatre autres règles du même article structurent la procédure :
- un avenant précise, dans un délai maximum de six mois, les objectifs et prestations adaptés à la personne ; ces éléments sont réactualisés chaque année[3] ;
- toute modification des termes initiaux passe par un avenant[3] ;
- le prix peut évoluer chaque année et le gestionnaire doit en informer par écrit le bénéficiaire[3] ;
- le contrat comporte une annexe qui consigne l'accord ou le refus de la personne sur le contrôle de son espace privatif et sur le traitement de ses données personnelles. Une annexe tarifaire indicative est mise à jour à chaque changement et au moins une fois par an[1][3].
Côté évaluation, le manuel de la HAS ne consacre pas de critère au contrat de séjour. Il cite en revanche l'article L311-4 comme référence légale dans plusieurs critères, dont le 1.7.4 (les professionnels formalisent le consentement ou le refus de la personne dans son dossier) et le 1.10.6 (le projet d'accompagnement est réévalué avec la personne chaque fois que nécessaire et au moins une fois par an)[6]. Un contrat bien tenu fournit des éléments de preuve pour ces deux critères.
À retenir : trois délais à connaître, 15 jours pour remettre le contrat, un mois pour le signer, six mois pour l'avenant. Le reste de la procédure sert à les tenir et à en garder la preuve. Pour le contexte de l'évaluation, voir notre page sur l'évaluation ESSMS.
Petite structure ? Si l'encadrement tient en une à trois personnes, la direction peut piloter les sept étapes. Les étapes 1 et 2 tiennent alors sur une feuille, le secrétariat tient le classeur des contrats et le calendrier des avenants.
Étape 1 : choisir le bon document, contrat de séjour ou document individuel de prise en charge
Avant de rédiger, déterminez de quel document relève l'accueil. Le critère de départ est la durée prévisionnelle : au-delà de deux mois, continus ou non, c'est le contrat de séjour ; en deçà, ou quand la personne ou son représentant refuse de signer, c'est le document individuel de prise en charge[3]. Inscrivez ce choix dans la procédure d'admission pour que le secrétariat ne le refasse pas à chaque entrée.
| Situation | Document | Base |
|---|---|---|
| Accueil dont la durée prévisionnelle, continue ou discontinue, dépasse deux mois | Contrat de séjour, conclu avec la personne ou son représentant légal | Article D311[3] |
| Séjour prévu de moins de deux mois | Document individuel de prise en charge, établi et signé par le directeur ou la personne qu'il désigne | Article D311[3] |
| La personne ou son représentant refuse de signer le contrat | Document individuel de prise en charge | Article D311[3] |
Tableau de synthèse proposé par OxcaSanté à partir de l'article D311, dont la liste détaillée des cas n'est pas reprise ici. Vérifiez le texte en vigueur pour votre catégorie d'établissement.
Qui
La direction, avec le secrétariat des admissions.
Livrable
Une règle d'admission écrite : durée prévisionnelle, document à établir, personne qui le prépare.
Piège à éviter
Établir un contrat pour un séjour temporaire dont la durée réelle est de quelques jours, ou l'inverse : le choix se fait sur la durée prévisionnelle indiquée à l'admission.
Étape 2 : préparer l'information préalable et le dossier
Avant l'entretien de conclusion du contrat, la personne est informée de la possibilité de désigner une personne de confiance[1]. Le directeur, ou la personne qu'il désigne, lui remet au moins huit jours avant l'entretien une notice d'information, accompagnée d'explications orales adaptées, et la remise est attestée par un document daté et signé dont une copie est donnée à la personne. Ce délai ne s'applique plus une fois la personne de confiance désignée, ni à la personne déjà informée par un autre établissement[5]. Notre guide sur la personne de confiance détaille cette étape.
Préparez en même temps le contrat à partir de votre modèle, avec les rubriques exigées par D311 : objectifs de la prise en charge, prestations, conditions de séjour et d'accueil, modalités de participation financière, y compris en cas d'absence ou d'hospitalisation[3]. Joignez le livret d'accueil, ses annexes et le règlement de fonctionnement (voir notre guide du livret d'accueil).
Qui
Le secrétariat des admissions prépare ; la direction vérifie le contenu.
Livrable
Un dossier d'entrée prêt : modèle de contrat à jour, annexes, notice sur la personne de confiance remise et attestée.
Piège à éviter
Découvrir le jour de l'entretien que la notice n'a pas été remise : prévoyez son envoi avec la confirmation d'admission.
Étape 3 : mener l'entretien avec la direction et recueillir les accords
Lors de la conclusion du contrat, le directeur ou la personne qu'il désigne recherche le consentement de la personne à être accueillie et l'informe de ses droits, en vérifiant qu'elle les comprend. La personne de confiance participe à cet entretien, sauf opposition de la personne accueillie[1]. C'est aussi à ce moment que la personne, ou son représentant légal, donne ou refuse son accord de principe sur le contrôle de son espace privatif et sur la collecte, la conservation et le traitement de ses données personnelles. Cet accord ou ce refus est consigné par écrit et reste révocable à tout moment[1].
Si une mesure de protection juridique avec représentation relative à la personne a été ordonnée, les droits de la personne sont exercés selon le titre XI du livre Ier du code civil[1]. Quand la personne protégée ne peut pas comprendre la portée du document, un membre du conseil de famille ou, à défaut, un proche ayant des liens étroits et stables avec elle peut être associé à son élaboration et en reçoit une copie[4]. Tracez l'entretien dans le dossier : c'est la réponse au critère 1.7.4 de la HAS[6].
Exemple de compte rendu d'entretien en 6 lignes (proposition à adapter) : 1. date, lieu, nom et fonction du professionnel ; 2. personne présente (personne de confiance, représentant légal, proche) ; 3. droits expliqués et questions posées ; 4. consentement à l'accueil recueilli ; 5. accord ou refus sur l'espace privatif et sur les données, avec date ; 6. signatures.
Qui
Le directeur ou son délégué, avec le cadre de santé ou l'IDEC si la personne a besoin d'explications médicales.
Livrable
Un compte rendu d'entretien daté, avec les accords ou refus consignés par écrit.
Piège à éviter
Faire signer les annexes d'accord sans en parler : l'accord doit être donné en connaissance de cause et reste révocable à tout moment.
Étape 4 : remettre le contrat sous 15 jours et le faire signer sous un mois
Le contrat est remis au plus tard quinze jours après l'admission et signé dans le mois qui suit l'admission[3]. Pour la personne accueillie, la signature peut se faire en présence de sa personne de confiance[3]. Datez la remise : un accusé distinct du contrat, signé par la personne et par le professionnel, suffit à prouver que le délai de quinze jours a été tenu (proposition d'OxcaSanté, aucun texte consulté n'impose cette forme). Relevez la date de signature, car elle ouvre le délai de rétractation de l'étape 7.
N'oubliez pas la nullité : sans la participation de la personne ou, si besoin, de sa famille ou de son représentant, le contrat peut être annulé[3]. Prévoyez donc que la personne et, si besoin, son entourage ou son représentant puissent lire le contrat avant de le signer.
Qui
Le directeur ou son délégué signe pour le gestionnaire ; le secrétariat tient le suivi des dates.
Livrable
Un contrat remis et signé dans les délais, avec accusé de remise daté et copie remise à la personne.
Piège à éviter
Laisser le contrat partir en signature « quand la famille aura le temps » : le délai d'un mois court dès l'admission.
Étape 5 : conclure l'avenant dans les six mois
L'avenant précise, dans un délai maximum de six mois, les objectifs et les prestations adaptés à la personne[3]. Il suppose que l'équipe ait appris à connaître la résidente ou le résident : elle s'appuie en pratique sur le projet d'accompagnement personnalisé (voir notre méthode et modèle de projet personnalisé). Les sources consultées ne tranchent pas de la même façon sur le lien exact entre le projet personnalisé et l'avenant, et cet article ne le fait pas : faites valider par votre direction ou votre juriste comment vos deux documents s'articulent.
Inscrivez dès la signature la date limite des six mois à l'agenda de la personne qui suit le projet. Le manuel de la HAS attend que le projet soit réévalué avec la personne au moins une fois par an (critère 1.10.6)[6], et l'article D311 impose de réactualiser chaque année les objectifs et prestations[3] : une même rencontre annuelle peut servir aux deux.
Qui
Le cadre de santé ou l'IDEC, avec le référent du projet personnalisé ; la direction signe.
Livrable
Un avenant daté, signé ou discuté avec la personne, rattaché au contrat, avec la date de la prochaine réactualisation.
Piège à éviter
Attendre le dernier mois pour s'y mettre : six mois est un délai maximum, pas une cible.
Étape 6 : tenir le contrat à jour, avenants, tarifs, annexes
Toute modification des termes initiaux fait l'objet d'un avenant[3]. Quand le prix évolue (il peut changer chaque année), le gestionnaire informe par écrit le bénéficiaire du nouveau montant, et l'annexe tarifaire est mise à jour à chaque changement et au moins une fois par an[3]. Prévoyez donc une date fixe chaque année pour la révision des tarifs et la diffusion de l'annexe à tous les résidents ou à leurs représentants, avec trace de cette diffusion (voir garder la preuve d'une diffusion).
Dans un EHPAD, une annexe peut en outre fixer, après une procédure collégiale engagée par le médecin coordonnateur, des mesures individuelles de protection de la sécurité et de la liberté d'aller et venir, strictement nécessaires et proportionnées aux risques. Elle peut être révisée à tout moment à l'initiative de la personne, du directeur, du médecin ou de la personne de confiance[2]. Voir aussi notre article sur la liberté d'aller et venir.
Qui
Le responsable qualité tient le calendrier ; la direction valide chaque nouvelle version.
Livrable
Le registre des avenants, l'annexe tarifaire à jour datée et la preuve de sa diffusion.
Piège à éviter
Changer la grille tarifaire dans le logiciel de facturation sans informer par écrit les résidents : l'article D311 prévoit cette information écrite.
Exemple de déclencheurs d'un avenant (proposition à adapter) : évolution des prestations ; changement de chambre ; nouvelle mesure de protection ; révision de l'annexe sur la liberté d'aller et venir ; réactualisation annuelle des objectifs ; modification des modalités financières en cas d'absence ou d'hospitalisation.
Étape 7 : gérer la rétractation et la résiliation
La personne accueillie peut se rétracter par écrit dans les quinze jours suivant la signature du contrat, ou suivant l'admission si elle est postérieure. La rétractation n'impose aucun préavis et la personne ne paie que la durée de séjour effective[2]. Passé ce délai, elle peut résilier par écrit à tout moment : elle dispose de 48 heures après notification pour revenir sur sa décision sans motif, délai qui s'impute sur le préavis[2]. Le préavis est d'un mois, ou de huit jours si la personne résidait dans un autre établissement du même type[4].
Le gestionnaire, lui, ne peut résilier que dans trois cas : inexécution des obligations contractuelles ou manquement grave ou répété au règlement de fonctionnement (sauf si un avis médical l'attribue à une altération des facultés), cessation totale d'activité de l'établissement, ou état de santé qui requiert durablement des soins ou équipements que l'établissement n'a pas, à condition de s'être assuré qu'une solution d'accueil adaptée existe. Son préavis est d'un mois et ne peut être inférieur au préavis maximal applicable à la personne[2][4].
Écrivez ces règles dans une fiche de procédure : qui reçoit la lettre de résiliation, qui enregistre la date de notification, qui informe la personne de confiance, qui clôture le dossier. Les situations de résiliation à l'initiative du gestionnaire sont sensibles : faites valider chaque décision par votre direction et, au besoin, par votre juriste.
Qui
La direction décide et signe ; le secrétariat enregistre les dates ; le médecin coordonnateur éclaire la décision médicale.
Livrable
Une fiche de procédure de rétractation et de résiliation, et pour chaque cas un dossier daté : notification, délai de réflexion, préavis, solution d'accueil.
Piège à éviter
Ne pas enregistrer la date de réception de la lettre de résiliation : le délai de réflexion de 48 heures court une fois la décision notifiée au gestionnaire.
Schéma et tableau : la frise des délais et qui fait quoi
Le schéma ci-dessous place les délais du code de l'action sociale et des familles sur une frise. Il n'est pas à l'échelle et ne remplace pas la lecture des textes.
Schéma pédagogique proposé par OxcaSanté à partir des articles D311 et L311-4-1. Les délais sont ceux des textes cités et la frise n'est pas à l'échelle.
Le tableau suivant répartit les rôles. Il s'agit d'une proposition à adapter à votre organisation : ● pilote l'étape, ○ y contribue. Dans une petite structure, une même personne peut tenir plusieurs colonnes.
| Étape | Direction | Qualité | Cadre de santé ou IDEC | Secrétariat des admissions | Résident et proches |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Choisir le document | ● | ○ | |||
| 2. Information et dossier | ○ | ● | |||
| 3. Entretien et accords | ● | ○ | ○ | ||
| 4. Remise et signature | ● | ○ | ○ | ||
| 5. Avenant | ○ | ● | ○ | ||
| 6. Mises à jour et tarifs | ● | ○ | ○ | ||
| 7. Rétractation et résiliation | ● | ○ | ○ | ○ |
Tableau proposé par OxcaSanté, non issu d'un texte réglementaire.
Checklist du contrat de séjour (à imprimer et adapter)
Imprimez ce tableau, complétez-le avec la direction et archivez-le à chaque révision de votre modèle : il aide à montrer que la démarche est suivie.
| Point à vérifier | Fait | Date | Remarque |
|---|---|---|---|
| Règle d'admission écrite : contrat de séjour pour un accueil de plus de deux mois, document individuel de prise en charge sinon ou en cas de refus de signer | ☐ | __ / __ | |
| Notice sur la personne de confiance remise au moins huit jours avant l'entretien (sauf exceptions), remise attestée par un document daté et signé | ☐ | __ / __ | |
| Modèle de contrat à jour : objectifs, prestations, conditions de séjour, participation financière y compris absence et hospitalisation | ☐ | __ / __ | |
| Entretien tenu par la direction, consentement à l'accueil recueilli, droits expliqués, personne de confiance présente sauf opposition, compte rendu daté | ☐ | __ / __ | |
| Accord ou refus sur l'espace privatif et sur les données consigné par écrit, révocable, tracé dans le dossier | ☐ | __ / __ | |
| Contrat remis au plus tard 15 jours après l'admission, avec accusé de remise daté | ☐ | __ / __ | |
| Contrat signé dans le mois suivant l'admission, avec la participation de la personne ou de son représentant, copie remise | ☐ | __ / __ | |
| Date limite de l'avenant (six mois) inscrite à l'agenda, avenant daté et rattaché au contrat | ☐ | __ / __ | |
| Objectifs et prestations réactualisés chaque année, en lien avec la réévaluation du projet d'accompagnement | ☐ | __ / __ | |
| Prix et annexe tarifaire : information écrite à chaque changement, annexe mise à jour au moins une fois par an, diffusion tracée | ☐ | __ / __ | |
| Rétractation (15 jours) et résiliation (préavis, 48 heures de réflexion, cas limitatifs du gestionnaire) décrits dans une fiche de procédure | ☐ | __ / __ |
Voir ces sept étapes appliquées à vos propres modèles de contrat ?
Voyez en démonstration comment OxcaSanté aide une petite équipe à gérer le modèle de contrat et ses annexes, du circuit de validation à la diffusion des versions mises à jour.
Réserver une démoQuestions fréquentes
Le contrat de séjour est-il obligatoire en EHPAD ?
Oui. L'article L311-4 du code de l'action sociale et des familles prévoit que, lors de l'accueil, un contrat de séjour est conclu ou un document individuel de prise en charge est élaboré, avec la participation de la personne accueillie. L'article D311 réserve le contrat de séjour aux accueils dont la durée prévisionnelle dépasse deux mois.
Dans quel délai faut-il remettre et faire signer le contrat de séjour ?
L'article D311 prévoit une remise au plus tard quinze jours après l'admission et une signature dans le mois qui suit l'admission. La participation de la personne accueillie, et si besoin de sa famille ou de son représentant légal, est obligatoire, à peine de nullité.
Qu'est-ce que l'avenant au contrat de séjour et quand le conclure ?
Selon l'article D311, un avenant précise, dans un délai maximum de six mois, les objectifs et les prestations adaptés à la personne. Ces éléments sont réactualisés chaque année, et toute modification des termes initiaux passe par un avenant.
Que faire si le résident ou son représentant refuse de signer ?
L'article D311 prévoit qu'en cas de refus de signature, un document individuel de prise en charge est établi à la place du contrat. Tracez le refus et ses motifs dans le dossier, et proposez de revenir sur la question lors de l'avenant.
Quel préavis pour résilier un contrat de séjour en EHPAD ?
Après un délai de rétractation de quinze jours, la personne peut résilier par écrit à tout moment, avec un préavis d'un mois (huit jours si elle résidait dans un autre établissement du même type) et un délai de réflexion de 48 heures. Le gestionnaire ne peut résilier que dans trois cas fixés par l'article L311-4-1, avec un préavis d'un mois.
Articles connexes
- Projet personnalisé en ESSMS : la méthode HAS et le modèle pour le construire
- Livret d'accueil en EHPAD et ESSMS : contenu, mise à jour et remise en 7 étapes
- Désigner la personne de confiance en EHPAD et ESSMS : le guide pas à pas
Sources
- [1] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-4 (officielle, version en vigueur depuis le 10 avril 2024)
- [2] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-4-1 (officielle, version en vigueur depuis le 10 avril 2024)
- [3] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article D311 (officielle, version consultée en octobre 2026, à vérifier avant usage car l'article a été modifié plusieurs fois)
- [4] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, articles D311-0-2 et D311-0-3 (contrat de séjour ou document individuel de prise en charge, sous-section 1) (officielle)
- [5] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article D311-0-4 (information sur la personne de confiance, notice d'information) (officielle, même sous-section)
- [6] HAS · Manuel d'évaluation de la qualité des ESSMS, actualisé le 8 juillet 2025 (critères 1.7.4 et 1.10.6) (officielle)
Les étapes, tableaux, schémas et exemples de cet article sont des propositions d'OxcaSanté élaborées à partir de ces sources, pas des textes réglementaires. Les articles D311, D311-0-3 et L311-4-1 ont été lus sur Légifrance par extraction automatique et recoupés entre eux ; le contenu minimal du contrat de séjour, les cas particuliers (résidences autonomie, mineurs, aides à domicile) ne sont pas détaillés. Vérifiez le texte en vigueur avec votre direction ou votre juriste. Cet article ne constitue pas un avis juridique.