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Règlement de fonctionnement en ESSMS : le réviser tous les 5 ans, procédure en 6 étapes et trame commentée

Publié le 7 octobre 2026 · 11 min de lecture

Le règlement de fonctionnement de votre EHPAD, de votre IME ou de votre SSIAD est affiché depuis des années, et personne ne sait plus quand il a été révisé pour la dernière fois. Or le code de l'action sociale et des familles impose de le modifier selon une périodicité qui ne peut pas dépasser cinq ans^[2]. Cet article vous donne la procédure en six étapes, de la date d'échéance à la diffusion, avec une trame commentée de ce que les textes demandent d'y trouver et une checklist à cocher.

Gagner du temps sur cette révision : dans OxcaSanté, la bibliothèque qualité garde vos documents officiels au même endroit, avec une date de validité et l'historique de leurs modifications, pour savoir en un coup d'œil lesquels arrivent à échéance.

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Ce que disent les textes sur le règlement de fonctionnement

Une obligation pour chaque établissement et service. L'article L.311-7 du code de l'action sociale et des familles prévoit que, dans chaque établissement et service social ou médico-social, un règlement de fonctionnement définit les droits de la personne accueillie et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective. Il est établi après consultation du conseil de la vie sociale ou d'une autre forme de participation^[1]. Cet article vise donc les ESSMS (EHPAD, IME, SSIAD et autres). Les établissements de santé relèvent d'autres textes, non traités ici.

Qui l'arrête, qui est consulté, à quel rythme. L'article R.311-33 prévoit que le règlement est arrêté par l'instance compétente, après consultation des instances représentatives du personnel et du conseil de la vie sociale. Il est modifié selon une périodicité qui ne peut pas être supérieure à cinq ans^[2].

À qui il est remis. L'article R.311-34 prévoit sa remise à la personne accueillie ou à son représentant légal, en annexe du livret d'accueil, son affichage dans les locaux et sa remise à chaque salarié, agent public, intervenant libéral ou bénévole^[3].

Ce qu'il doit contenir. Les articles R.311-35 à R.311-37 énumèrent les points attendus^[4]^[5]^[6], et l'article R.311-37-1 ajoute une exigence pour certains établissements, dont les EHPAD^[7]. La trame de l'étape 3 les reprend un par un.

Ce que les textes ne fixent pas. Parmi les articles consultés, aucun ne donne de calendrier de révision, de modèle imposé ni de durée minimale de consultation. Le rétroplanning, la trame et les durées proposés plus bas sont des appréciations d'OxcaSanté, à adapter à votre structure.

À retenir. Cinq ans est un maximum, pas un rythme conseillé. Un règlement révisé tous les cinq ans pile ne tient pas compte d'un changement de locaux, d'organisation ou de texte survenu entre-temps (appréciation OxcaSanté). Inscrivez dès maintenant la date limite à l'agenda de la direction.

Dans une structure de moins de 50 personnes. Le directeur ou la directrice porte souvent seul la révision, avec le cadre de santé ou l'IDEC. Selon votre structure, les instances représentatives du personnel peuvent prendre une forme différente (comité social et économique ou autre) et l'instance compétente est celle de votre organisme gestionnaire. Vérifiez-le avant de lancer la consultation (appréciation OxcaSanté).

La frise de révision en un coup d'œil

Cette frise, établie par OxcaSanté à partir des obligations des articles R.311-33 et R.311-34^[2]^[3], remonte le temps depuis l'échéance. « É » désigne l'échéance, c'est-à-dire la date de la dernière version augmentée de cinq ans au plus. Les délais entre étapes sont indicatifs.

Étape 1 : dater la dernière version et fixer l'échéance

Action. Ouvrez le règlement affiché dans vos locaux et retrouvez la date de son adoption par l'instance compétente. Ajoutez au plus cinq ans : c'est votre échéance^[2]. Écrivez-la sur la première page du document et dans l'agenda de la direction, avec une alerte six mois avant.

Qui : la direction, avec le référent qualité s'il y en a un.

Livrable : la date d'adoption de la version en vigueur, l'échéance calculée et une date de lancement de la révision.

Piège : ne retrouver aucune date. Si le document n'en porte pas, cherchez le compte rendu de la séance du conseil de la vie sociale ou de l'instance qui l'a arrêté ; à défaut, considérez la version comme non datée et révisez-la sans attendre (appréciation OxcaSanté).

Étape 2 : repérer les écarts entre le texte, la pratique et la loi

Action. Relisez le règlement avec deux questions. Ce qu'il décrit est-il encore ce que vous faites (horaires, circuits, locaux, transports, consignes d'urgence) ? Contient-il tous les points que demandent les textes ? Servez-vous de la trame de l'étape 3 comme grille de contrôle, et recueillez les remarques des professionnels et du conseil de la vie sociale.

Qui : le responsable de la révision, avec deux ou trois professionnels de terrain.

Livrable : une liste d'écarts, rubrique par rubrique, classés en « à corriger », « à supprimer » et « à ajouter ».

Piège : relire le texte seul, au bureau. Un règlement qui contredit la pratique est un risque en cas de litige comme de visite d'évaluation (appréciation OxcaSanté). Pour repérer vos autres documents à risque, voir la revue périodique des documents qualité.

Étape 3 : rédiger la nouvelle version

Action. Travaillez sur une copie, jamais sur le texte en vigueur, et reprenez la trame ci-dessous rubrique par rubrique. Datez la version, numérotez-la et conservez la liste des modifications : elle servira à la consultation de l'étape 4.

Trame commentée du règlement de fonctionnement (à partir des articles du code, à adapter)
Rubrique à prévoir	Ce que le texte demande	Référence
Droits de la personne accueillie et modalités concrètes de leur exercice	Le règlement définit les droits de la personne accueillie^[1] et indique les modalités d'exercice des droits énoncés par le code^[4]	Art. L.311-7, R.311-35
Organisation et affectation des locaux, conditions d'accès	À préciser dans le règlement^[4]	Art. R.311-35
Mesures de sûreté des personnes et des biens, mesures d'urgence et situations exceptionnelles	À préciser dans le règlement^[4]	Art. R.311-35
Rétablissement des prestations interrompues	Les modalités de rétablissement des prestations interrompues sont à prévoir^[4]	Art. R.311-35
Transferts, déplacements, transports, prestations délivrées à l'extérieur	Le règlement précise ces dispositions^[5]	Art. R.311-36
Règles essentielles de vie collective et obligations de la personne accueillie	Respect des décisions de prise en charge, des rythmes collectifs, comportement civil, respect des biens et de l'hygiène^[6]	Art. R.311-37
Conséquences des faits de violence	Rappel que les faits de violence sur autrui peuvent entraîner des procédures administratives et judiciaires^[6]	Art. R.311-37
EHPAD et établissements concernés : mesures collectives sur la liberté d'aller et venir	Évaluation pluridisciplinaire de leur proportionnalité aux risques encourus par les résidents^[7]	Art. R.311-37-1

Pour les EHPAD. Si votre règlement liste des mesures collectives qui limitent la liberté d'aller et venir (portes sécurisées, horaires de sortie, par exemple), l'article R.311-37-1 demande que leur proportionnalité soit évaluée par l'équipe pluridisciplinaire^[7]. Le cadre est détaillé dans notre article sur la contention et la liberté d'aller et venir en EHPAD.

Cette trame ne remplace pas la lecture des articles. Elle résume leur contenu ; avant de finaliser, relisez les articles R.311-35 à R.311-37 sur Légifrance et vérifiez qu'aucune modification récente n'est intervenue.

Qui : le responsable de la révision rédige ; les cadres relisent les rubriques qui les concernent.

Livrable : un projet de règlement daté, numéroté, accompagné de la liste des modifications par rapport à la version en vigueur.

Piège : recopier un modèle trouvé sur internet sans l'adapter. Le texte doit décrire vos locaux, vos horaires et vos consignes d'urgence, pas ceux d'une autre structure (appréciation OxcaSanté).

Étape en cours : préparer la nouvelle version sans toucher au texte en vigueur. Dans OxcaSanté, vous dupliquez un document qualité pour travailler sur sa nouvelle version, vous le soumettez à un circuit d'approbation par fiche si vous le souhaitez, puis vous le publiez avec sa date de validité.

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Étape 4 : consulter puis faire arrêter le texte

Action. Transmettez le projet et la liste des modifications aux instances représentatives du personnel et au conseil de la vie sociale ou à l'autre forme de participation que vous avez mise en place^[1]^[2]. Laissez un délai raisonnable, recueillez les avis, ajustez le texte si nécessaire, puis faites-le arrêter par l'instance compétente, qui date et signe la décision.

Qui : la direction convoque ; l'instance compétente de votre organisme gestionnaire arrête le texte.

Livrable : les convocations, les comptes rendus ou avis datés des consultations, et la décision d'adoption datée.

Piège : arrêter le texte avant la consultation, ou ne pas garder les avis. Sans trace datée de la consultation, vous ne pourrez pas prouver que la procédure de l'article R.311-33 a été suivie (appréciation OxcaSanté). Sur le rôle du conseil de la vie sociale, voir notre article sur le mandat du CVS.

Étape 5 : diffuser la nouvelle version

Action. Remettez le règlement à la personne accueillie ou à son représentant légal en annexe du livret d'accueil, affichez-le dans les locaux, et remettez-le à chaque salarié, agent public, intervenant libéral et bénévole^[3]. Retirez les anciens exemplaires affichés et remplacez celui du livret d'accueil.

Qui : la direction, avec les cadres pour les équipes et l'accueil pour les nouveaux résidents.

Livrable : la version à jour dans le livret d'accueil, l'affichage remplacé et une liste de remise aux professionnels et aux bénévoles, signée ou émargée.

Piège : oublier les bénévoles, les intervenants libéraux et les nouveaux arrivants, ou laisser l'ancienne version affichée à côté de la nouvelle (appréciation OxcaSanté).

Étape en cours : mettre la version à jour à disposition de tous les professionnels. Dans OxcaSanté, la bibliothèque qualité compte les consultations par utilisateur unique, un repère de lecture à rapprocher de votre liste de remise (ce n'est pas une preuve de remise individuelle).

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Étape 6 : tracer et programmer la prochaine révision

Action. Archivez la version précédente avec la date de remplacement, regroupez dans un même dossier le projet, la liste des modifications, les avis, la décision d'adoption et les preuves de diffusion, puis inscrivez la nouvelle échéance, cinq ans au plus après l'adoption^[2]. Nommez la personne qui la pilote.

Qui : la direction ou le responsable qualité.

Livrable : un dossier de révision complet et une échéance inscrite à l'agenda, avec un nom.

Piège : ne pas conserver l'ancienne version. En cas de réclamation, il faudra savoir quel texte s'appliquait à quelle date (appréciation OxcaSanté). Sur la durée de conservation, voir notre article sur l'archivage des documents qualité.

Checklist récapitulative

Checklist

✓ Date d'adoption de la version en vigueur retrouvée et écrite en première page
✓ Échéance calculée (cinq ans au plus) et inscrite à l'agenda de la direction
✓ Écarts relevés entre le texte, la pratique réelle et les textes applicables
✓ Toutes les rubriques de la trame vérifiées une à une
✓ Version de travail distincte du texte en vigueur, avec la liste des changements
✓ Projet soumis aux instances représentatives du personnel et au conseil de la vie sociale, avis datés
✓ Texte arrêté par l'instance compétente, décision datée
✓ Remise en annexe du livret d'accueil à la personne accueillie ou à son représentant légal
✓ Affichage dans les locaux et remise à chaque salarié, agent, intervenant libéral et bénévole
✓ Ancienne version archivée, preuves de consultation et de diffusion conservées
✓ Prochaine échéance inscrite, avec le nom de la personne qui la pilote

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Questions fréquentes

Le règlement de fonctionnement est-il obligatoire en ESSMS ?

Oui. L'article L.311-7 du code de l'action sociale et des familles prévoit que, dans chaque établissement et service social ou médico-social, il est élaboré un règlement de fonctionnement qui définit les droits de la personne accueillie et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective.^[1]

Tous les combien de temps réviser le règlement de fonctionnement ?

Selon l'article R.311-33, il est modifié selon une périodicité qui ne peut pas être supérieure à cinq ans. Rien n'interdit de le réviser plus tôt, par exemple après un changement de locaux, d'organisation ou de texte applicable (appréciation OxcaSanté).^[2]

Qui doit être consulté avant d'adopter le règlement ?

L'article R.311-33 prévoit une consultation des instances représentatives du personnel et du conseil de la vie sociale, ou d'une autre forme de participation. Le texte est arrêté par l'instance compétente. L'article L.311-7 pose la consultation du conseil de la vie sociale ou d'une autre forme de participation.^[1]^[2]

À qui faut-il remettre le règlement de fonctionnement ?

L'article R.311-34 prévoit sa remise à la personne accueillie ou à son représentant légal, en annexe du livret d'accueil, son affichage dans les locaux et sa remise à chaque personne qui travaille ou intervient dans la structure : salarié, agent public, intervenant libéral ou bénévole.^[3]

Que doit contenir un règlement de fonctionnement ?

Les articles R.311-35 à R.311-37 détaillent les points attendus : modalités d'exercice des droits, organisation des locaux, mesures de sûreté et d'urgence, rétablissement des prestations interrompues, transferts et déplacements, règles essentielles de vie collective. Un EHPAD ajoute, selon l'article R.311-37-1, l'évaluation pluridisciplinaire des mesures collectives touchant à la liberté d'aller et venir.^[4]^[5]^[6]^[7]

Sources

[1] Légifrance (version en vigueur depuis le 10 avril 2024) · Article L311-7 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[2] Légifrance (version en vigueur depuis le 26 octobre 2004) · Article R311-33 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[3] Légifrance (version en vigueur depuis le 31 mai 2021) · Article R311-34 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[4] Légifrance (version en vigueur depuis le 26 octobre 2004) · Article R311-35 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[5] Légifrance (version en vigueur depuis le 26 octobre 2004) · Article R311-36 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[6] Légifrance (version en vigueur depuis le 26 octobre 2004) · Article R311-37 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)
[7] Légifrance (version en vigueur depuis le 1er avril 2017) · Article R311-37-1 du code de l'action sociale et des familles (officielle, page web, lue le 7 octobre 2026)

Cet article s'appuie sur les articles officiels cités en sources ; les éléments présentés comme appréciations d'OxcaSanté (rétroplanning, délais, trame commentée, pièges, listes de preuves et checklist) n'émanent ni du législateur ni d'une autorité. La trame résume les articles R.311-35 à R.311-37 et ne les remplace pas : relisez-les avant de finaliser votre règlement.