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Projet d'établissement ou de service en EHPAD et ESSMS : l'élaborer et le réviser en 7 étapes
Le projet d'établissement date de quatre ans, personne n'a retrouvé la version signée et l'échéance des cinq ans approche. Le code de l'action sociale et des familles fixe pourtant une durée maximale, une consultation obligatoire du conseil de la vie sociale et un contenu minimal. Vous saurez ici élaborer ou réviser un projet d'établissement ou de service en 7 étapes, avec un rétroplanning et une checklist à adapter, y compris dans une petite structure. Aller directement à la procédure.
Une seule version en vigueur du projet, son échéance suivie et moins de temps passé à retrouver le bon fichier le jour d'un contrôle ou d'une évaluation. Découvrir OxcaSanté.
Le cadre : ce que disent les textes et la recommandation de bonnes pratiques
Cet article porte sur les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) relevant du code de l'action sociale et des familles (CASF), dont les EHPAD. Les établissements de santé (cliniques, hôpitaux) ne sont pas traités ici.
L'article L311-8 du CASF prévoit que chaque établissement ou service élabore un projet d'établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d'évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d'organisation et de fonctionnement. Le projet précise la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance et désigne une autorité extérieure à laquelle les personnes accueillies peuvent faire appel. Il est établi pour une durée maximale de cinq ans, après consultation du conseil de la vie sociale ou, le cas échéant, après mise en œuvre d'une autre forme de participation[1].
Trois textes d'application structurent la procédure :
- l'article D311-38-3 fixe le contenu minimal du projet et prévoit qu'il est élaboré avec la participation du personnel et des personnes accueillies, selon des modalités précisées dans le projet lui-même[3] ;
- l'article D311-38-4 prévoit que le projet et ses révisions sont transmis aux autorités compétentes pour délivrer l'autorisation, affichés dans les locaux et mis à disposition des personnels, des partenaires, des personnes accueillies et de leur entourage dans un format adapté[4] ;
- l'article D311-15 associe le conseil de la vie sociale à l'élaboration ou à la révision du projet, en particulier à son volet sur la prévention et la lutte contre la maltraitance[5].
La loi n° 2026-404 du 26 mai 2026 a modifié l'article L311-8 et créé l'article L311-8-1 : pour les établissements et services mentionnés aux 6° et 7° du I de l'article L312-1 (structures pour personnes âgées et pour personnes handicapées, notamment), le projet comporte désormais un volet relatif à l'accompagnement et aux soins palliatifs[2][7]. Notre article sur la loi soins palliatifs détaille les autres obligations du texte.
Côté méthode, la recommandation de bonnes pratiques de l'Anesm de décembre 2009 (« Élaboration, rédaction et animation du projet d'établissement ou de service »), dont les missions ont été reprises par la HAS, détaille une démarche en phases : comité de pilotage, analyse, rédaction, validation, suivi et actualisation[6]. Elle est antérieure au référentiel d'évaluation de la HAS de 2022 et il s'agit de recommandations, pas d'obligations : les étapes ci-dessous s'en inspirent et sont des propositions d'OxcaSanté.
À retenir : cinq ans au maximum, le CVS consulté avant l'établissement du projet, un contenu minimal à couvrir, une diffusion et une transmission aux autorités. Pour situer ce document parmi les autres outils de la loi du 2 janvier 2002, voir notre checklist des 7 outils de la loi 2002-2 et la page sur l'évaluation ESSMS.
Petite structure ? Un comité de pilotage de trois à cinq personnes (direction, cadre de santé ou IDEC, un professionnel de terrain, un représentant du CVS) suffit pour piloter les sept étapes. La recommandation Anesm parle d'un comité resserré, huit à dix personnes étant selon elle un maximum[6].
Étape 1 : vérifier l'échéance et faire l'état des lieux
Commencez par retrouver le projet en vigueur et sa date d'établissement. Ajoutez la durée retenue, cinq ans au maximum[1], pour obtenir la date limite de révision, puis inscrivez-la à l'agenda de la direction. Rassemblez au même endroit le projet signé, l'avis du CVS, le procès-verbal de validation, la preuve de transmission aux autorités et le dernier rapport d'évaluation.
Vérifiez aussi que le projet porte sa propre période de validité. Le texte parle d'une durée maximale : un projet sans date ni durée affichées rend l'échéance invérifiable pour tout le monde, y compris pour vous.
Qui
La direction, avec le référent qualité s'il y en a un.
Livrable
Une fiche d'état des lieux d'une page : date d'établissement, date limite de révision, pièces retrouvées et pièces manquantes.
Piège à éviter
Découvrir l'échéance au moment d'un contrôle ou d'une évaluation, faute d'avoir daté le projet et conservé ses preuves de consultation.
Étape 2 : cadrer la démarche, le comité de pilotage et le calendrier
La recommandation Anesm conseille de mettre en place un comité de pilotage composé de professionnels, de représentants de l'organisme gestionnaire et de représentants des usagers, par l'intermédiaire du CVS ou de l'autre forme de participation. Il décide de la méthode et du calendrier, priorise les thèmes et pré-valide les écrits avant la validation par les instances de l'organisme gestionnaire[6].
Sur la durée, elle suggère une échéance autour de six mois, et inférieure à un an, pour un premier projet, les délais étant plus courts pour une actualisation. Elle met en garde contre une échéance trop lointaine, qui démobilise les professionnels[6]. Le rétroplanning proposé plus bas prend une marge d'un an avant l'échéance pour intégrer la consultation du CVS et la validation.
Qui
La direction décide, avec l'organisme gestionnaire. Le comité de pilotage suit.
Livrable
Une note de cadrage : membres du comité, calendrier, thèmes prioritaires, dates des consultations.
Piège à éviter
Lancer la démarche sans date de consultation du CVS : la date de passage doit être calée tôt dans son calendrier de séances, faute de quoi la validation attend la séance suivante.
Étape 3 : établir le diagnostic à partir des données existantes
La recommandation Anesm place en premier l'analyse du public accueilli et des ressources du territoire, à partir des données déjà recueillies, puis l'analyse des enjeux propres à la structure. Elle précise que les groupes de travail coûtent du temps et qu'il vaut mieux les réserver aux thèmes où le travail collectif apporte une valeur ajoutée[6]. Elle indique aussi que l'évaluation, interne et externe dans son vocabulaire de 2009, nourrit l'actualisation du projet[6].
Concrètement, listez ce que vous possédez déjà : bilan des objectifs du projet précédent, résultats de l'évaluation, enquêtes de satisfaction, bilan annuel des événements indésirables, profil des personnes accueillies, effectifs et formations. Le contenu minimal du projet demande de décrire le profil des personnes accueillies et les catégories de professionnels[3] : ce diagnostic prépare directement la rédaction.
Qui
Le référent qualité ou la direction, avec le cadre de santé ou l'IDEC pour les données de soins.
Livrable
Une note de diagnostic de deux à quatre pages : bilan du projet précédent, points forts, points faibles, enjeux.
Piège à éviter
Repartir d'une page blanche et réunir des groupes de travail pour recueillir des données que l'établissement possède déjà.
Étape 4 : associer le personnel, les personnes accueillies et le CVS
L'article D311-38-3 impose que le projet soit élaboré avec la participation du personnel et des personnes accueillies, selon des modalités adaptées à la structure et au public, et précisées dans le projet[3]. Le CVS, lui, est associé à l'élaboration ou à la révision du projet[5] : associez-le en cours de démarche, pas seulement à la fin. Le détail de son fonctionnement est dans notre article sur le conseil de la vie sociale.
Pour que la participation soit réelle, la recommandation Anesm propose des rapporteurs chargés de la navette entre l'équipe et les groupes de travail, afin que chaque professionnel connaisse la réflexion en cours[6]. Pour la politique de prévention de la maltraitance, appuyez-vous sur la méthode HAS de prévention de la maltraitance.
Qui
La direction anime. Le personnel, les personnes accueillies et le CVS contribuent.
Livrable
Des comptes rendus datés des réunions et du passage en CVS, et la description des modalités de participation retenues.
Piège à éviter
Présenter au CVS un projet déjà rédigé et le faire figurer comme « consulté » : sans trace d'un échange en amont, la participation n'est pas démontrable.
Étape 5 : rédiger en couvrant le contenu minimal
Pour la rédaction, la recommandation Anesm conseille de confier le travail rédactionnel à une seule personne, avec un plan fluide et un niveau d'écriture homogène, et d'organiser des navettes avec le comité de pilotage avant la validation[6]. Le tableau suivant reprend le contenu minimal de l'article D311-38-3 sous forme de questions à se poser ; le texte complet fait foi.
| Rubrique minimale (D311-38-3) | Question à se poser |
|---|---|
| 1° Coordination et coopération | Avec quels partenaires (hôpital, médecins, équipes mobiles, services à domicile) travaillons-nous, et selon quelles modalités ? |
| 2° Prévention et lutte contre la maltraitance | Comment repérons-nous les risques, signalons-nous et traitons-nous les situations, faisons-nous le bilan annuel et communiquons-nous auprès des personnes accueillies ? Qui est l'autorité extérieure désignée, et comment la saisir ? |
| 3° Organisation et fonctionnement | Quel est le projet de l'organisme gestionnaire, quelles missions, quel profil de personnes accueillies, quelles catégories de professionnels et quelles orientations de formation ? |
| 4° Critères d'évaluation et de qualité | Quels objectifs d'évolution, de progression et de développement de la qualité, et comment les mesure-t-on, en tenant compte des recommandations de bonnes pratiques ? |
| 5° Le cas échéant : soins palliatifs et CPOM | Dans quels services dispense-t-on des soins palliatifs, et quelles mesures découlent du contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens ? |
Tableau de synthèse proposé par OxcaSanté à partir de l'article D311-38-3[3], dont la rédaction exacte n'est pas reprise ici.
Si votre structure relève des 6° ou 7° du I de l'article L312-1, ajoutez le volet palliatif prévu par l'article L311-8-1 : principes de l'approche palliative, accompagnement de la fin de vie et du deuil, organisation interne et rôle des intervenants extérieurs, information sur les droits en matière de fin de vie, formation continue des professionnels, coordination avec les équipes mobiles de soins palliatifs et équipes mobiles gériatriques, et modalités d'évaluation de sa mise en œuvre[2].
Qui
Un rédacteur unique (direction ou référent qualité), relu par le comité de pilotage.
Livrable
Un projet rédigé, daté, avec sa durée de validité, ses fiches action et ses indicateurs de suivi.
Piège à éviter
Oublier l'autorité extérieure nominative, le bilan annuel des situations de maltraitance ou le volet palliatif, trois points qu'une relecture sur pièces repère vite.
Étape 6 : valider en deux temps, après consultation du CVS
Le projet engage l'organisme gestionnaire. La recommandation Anesm indique qu'il doit être validé par ses instances dirigeantes, après consultation du CVS ou des autres formes de participation, et avant diffusion officielle. Elle distingue deux temps : une vérification technique par le comité de pilotage (données fiables, conformité à la réglementation, référence aux recommandations de bonnes pratiques, organisation décrite précisément, lisibilité), puis la validation proprement dite par les instances dirigeantes (orientations fondées, améliorations réalistes)[6]. Le code, lui, impose que le projet soit établi et révisé après consultation du CVS[4].
Qui
Le comité de pilotage vérifie. Le CVS est consulté. L'organisme gestionnaire valide.
Livrable
L'avis du CVS daté, le procès-verbal de validation signé et la version définitive avec sa date d'établissement.
Piège à éviter
Valider avant d'avoir consulté le CVS, ou consulter le CVS sur une version qui change ensuite : conservez la version exacte soumise à son avis.
Étape 7 : diffuser, afficher, transmettre, puis suivre
Une fois le projet établi, trois obligations de diffusion découlent de l'article D311-38-4 : la transmission du projet aux autorités compétentes pour délivrer l'autorisation (vérifiez lesquelles figurent sur votre arrêté d'autorisation), l'affichage dans les locaux, à proximité du règlement de fonctionnement, de la charte des droits et libertés, de l'arrêté de désignation des personnes qualifiées, de la composition et du dernier compte rendu du CVS et des tarifs, et la mise à disposition des personnels, partenaires, personnes accueillies et de leur entourage dans un format adapté[4]. La transmission vaut aussi pour chaque révision du projet.
Reste le suivi. La recommandation Anesm distingue le suivi des objectifs d'évolution, à partir des fiches action et des tableaux de bord, et l'actualisation, qui consiste à intégrer les évolutions constatées et à revoir le plan d'actions. Elle conseille une instance de suivi qui prend la suite du comité de pilotage, et d'éviter une révision formelle permanente qui ferait perdre au projet son rôle de document de référence. Elle recommande aussi de réserver le terme « actualisation » au processus formalisé qui répond à l'exigence de l'article L311-8[6]. Le projet précise lui-même les objectifs de qualité qu'il se donne[3] : reliez-les à votre revue périodique des documents et à votre démarche de projet personnalisé, qui est son pendant individuel.
Qui
La direction diffuse et transmet. L'instance de suivi pilote les fiches action.
Livrable
La preuve de transmission, la photo ou le constat d'affichage, le tableau de suivi des fiches action et le calendrier de la prochaine révision.
Piège à éviter
Considérer le projet comme terminé à la signature : sans suivi des objectifs, la révision suivante repart de zéro.
Schéma et tableau : le rétroplanning et qui fait quoi
Le schéma place les étapes sur un rétroplanning de douze mois avant l'échéance des cinq ans. Il s'agit d'une proposition avec marge, pas d'un calendrier réglementaire : ajustez-le à la taille de votre structure.
Schéma pédagogique proposé par OxcaSanté à partir des textes cités et de la recommandation Anesm de 2009. Les échéances intermédiaires sont des repères, la frise n'est pas à l'échelle.
Le tableau suivant répartit les rôles. Il s'agit d'une proposition à adapter à votre organisation : ● pilote l'étape, ○ y contribue. Dans une petite structure, une même personne peut tenir plusieurs colonnes.
| Étape | Direction et gestionnaire | Qualité | Cadre de santé ou IDEC | Professionnels | CVS et personnes accueillies |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. État des lieux | ● | ○ | |||
| 2. Cadrage | ● | ○ | ○ | ○ | |
| 3. Diagnostic | ○ | ● | ○ | ||
| 4. Participation | ● | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 5. Rédaction | ○ | ● | ○ | ||
| 6. Validation | ● | ○ | ○ | ||
| 7. Diffusion et suivi | ● | ○ | ○ | ○ | ○ |
Tableau proposé par OxcaSanté, non issu d'un texte réglementaire.
Checklist du projet d'établissement (à imprimer et adapter)
Imprimez ce tableau, complétez-le avec la direction et archivez-le à chaque révision : il aide à montrer que la démarche est suivie.
| Point à vérifier | Fait | Date | Remarque |
|---|---|---|---|
| Projet en vigueur retrouvé, daté, avec sa durée de validité de cinq ans au maximum, et date limite de révision inscrite à l'agenda | ☐ | __ / __ | |
| Pièces de l'état des lieux réunies : avis du CVS, procès-verbal de validation, preuve de transmission, dernier rapport d'évaluation | ☐ | __ / __ | |
| Comité de pilotage constitué (professionnels, gestionnaire, représentants des usagers), note de cadrage et calendrier validés | ☐ | __ / __ | |
| Date de passage au CVS calée dans son calendrier annuel | ☐ | __ / __ | |
| Diagnostic établi à partir des données existantes : bilan du projet précédent, évaluation, satisfaction, événements indésirables, profil des personnes accueillies | ☐ | __ / __ | |
| Participation du personnel et des personnes accueillies organisée, comptes rendus datés, modalités décrites dans le projet | ☐ | __ / __ | |
| Contenu minimal couvert : coordination et coopération, prévention de la maltraitance (bilan annuel, autorité extérieure), organisation, critères de qualité, soins palliatifs et CPOM le cas échéant | ☐ | __ / __ | |
| Volet soins palliatifs rédigé si la structure relève des 6° ou 7° du I de l'article L312-1 | ☐ | __ / __ | |
| Vérification technique par le comité de pilotage, puis avis du CVS daté, puis validation par l'organisme gestionnaire, version exacte conservée | ☐ | __ / __ | |
| Projet transmis aux autorités compétentes pour délivrer l'autorisation, preuve conservée | ☐ | __ / __ | |
| Projet affiché avec les autres documents obligatoires et mis à disposition du personnel, des partenaires, des personnes accueillies et de leur entourage dans un format adapté | ☐ | __ / __ | |
| Instance de suivi désignée, fiches action et indicateurs suivis, prochaine révision planifiée | ☐ | __ / __ |
Voir ces sept étapes appliquées à vos propres documents ?
Voyez en démonstration comment OxcaSanté aide une petite équipe à suivre le circuit d'approbation, la date de validité et les versions de son projet d'établissement et de ses documents de référence.
Réserver une démoQuestions fréquentes
Le projet d'établissement est-il obligatoire et quelle est sa durée de validité ?
Oui. L'article L311-8 du CASF prévoit un projet d'établissement ou de service pour chaque établissement ou service social ou médico-social. Il est établi pour une durée maximale de cinq ans, après consultation du conseil de la vie sociale ou après mise en œuvre d'une autre forme de participation.
Qui doit être associé à l'élaboration du projet d'établissement ?
Le projet est élaboré avec la participation du personnel et des personnes accueillies, selon des modalités précisées dans le projet (article D311-38-3). Le conseil de la vie sociale est associé à son élaboration ou à sa révision, en particulier au volet sur la prévention de la maltraitance (article D311-15), et il est consulté avant l'établissement du projet.
Que doit contenir un projet d'établissement ?
Le contenu minimal de l'article D311-38-3 comprend les modalités de coordination et de coopération, la démarche de prévention et de lutte contre la maltraitance (avec la désignation de l'autorité extérieure), les conditions d'organisation et de fonctionnement, les critères d'évaluation et de qualité et, le cas échéant, les services dispensant des soins palliatifs et les mesures issues du CPOM. Pour les structures relevant des 6° et 7° du I de l'article L312-1, un volet soins palliatifs s'y ajoute depuis la loi du 26 mai 2026.
Faut-il transmettre le projet d'établissement à l'ARS et l'afficher ?
L'article D311-38-4 prévoit que le projet et ses révisions sont transmis aux autorités compétentes pour délivrer l'autorisation de l'établissement ou du service, et que le projet est affiché dans les locaux et mis à disposition des personnels, des partenaires, des personnes accueillies et de leur entourage. Les autorités concernées sont celles de votre arrêté d'autorisation, à vérifier dans votre dossier.
Peut-on réviser le projet avant les cinq ans ?
Oui, la durée de cinq ans est un maximum. La recommandation Anesm de 2009 laisse à la structure la possibilité de retenir une période plus courte selon la durée des accompagnements, et conseille d'éviter une révision formelle permanente. Elle invite à distinguer le suivi courant des objectifs, par les fiches action, de l'actualisation formalisée du projet.
Quelle différence entre projet d'établissement et projet personnalisé ?
Le projet d'établissement est un document collectif qui définit les objectifs, l'organisation et la politique qualité de la structure, pour cinq ans au maximum. Le projet personnalisé concerne une personne accompagnée et se construit avec elle. Voir notre guide sur le projet personnalisé.
Articles connexes
- Les 7 outils de la loi 2002-2 : la checklist de conformité, document par document
- Règlement de fonctionnement en ESSMS : le réviser tous les 5 ans, procédure en 6 étapes et trame commentée
- Conseil de la vie sociale (CVS) : la loi ne fixe plus la durée du mandat
Sources
- [1] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-8 (officielle, version issue de la loi n° 2026-404 du 26 mai 2026)
- [2] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L311-8-1 (volet relatif à l'accompagnement et aux soins palliatifs, officielle, créé par la loi n° 2026-404 du 26 mai 2026)
- [3] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article D311-38-3 (contenu minimal du projet, officielle, version issue du décret n° 2024-166 du 29 février 2024)
- [4] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article D311-38-4 (consultation du CVS, transmission, affichage et mise à disposition, officielle, même décret)
- [5] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article D311-15 (attributions du conseil de la vie sociale, officielle, version issue du décret n° 2022-688 du 25 avril 2022)
- [6] Anesm (aujourd'hui HAS) · Recommandation de bonnes pratiques professionnelles « Élaboration, rédaction et animation du projet d'établissement ou de service », décembre 2009 (document officiel, lu sur une copie hébergée par le CNAPE faute d'accès au site de la HAS depuis notre environnement, confiance élevée sur le contenu, vérifiez la version sur has-sante.fr)
- [7] Légifrance · Code de l'action sociale et des familles, article L312-1 (catégories d'établissements et services, 6° et 7° du I, officielle)
Les étapes, tableaux, schémas et exemples de cet article sont des propositions d'OxcaSanté élaborées à partir de ces sources, pas des textes réglementaires. Les articles du CASF ont été lus dans la version consolidée du code mise à disposition en données ouvertes (état au 3 octobre 2026), Légifrance n'étant pas accessible à notre outil de lecture ; vérifiez le texte en vigueur sur Légifrance avant usage. Les règles propres à certaines catégories (par exemple les services à domicile ou les établissements accueillant des mineurs) ne sont pas détaillées. Cet article ne constitue pas un avis juridique.