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Les 7 outils de la loi 2002-2 : la checklist de conformité, document par document

Publié le · 12 min de lecture

Presque tous les ESSMS possèdent les sept documents institués par la loi du 2 janvier 2002. Beaucoup découvrent en évaluation que ce n'est pas la question posée : ce que vérifient les évaluateurs, ce sont les conditions d'adoption, les consultations obligatoires, les délais de remise, les modalités d'affichage et la date de dernière révision. Un règlement de fonctionnement adopté sans consultation du conseil de la vie sociale, un contrat de séjour signé le jour de l'admission sans entretien, une liste de personnes qualifiées vieille de six ans : ce sont ces détails qui font la non-conformité, pas l'absence du document. À la fin de cet article, vous saurez auditer vos sept outils un par un, avec pour chacun la base légale exacte, la personne qui l'arrête, les consultations à mener, le délai à respecter et la fréquence de révision.

Sept documents, sept circuits de validation, sept échéances de révision différentes. Voyons comment les tenir à jour sans y consacrer vos journées.

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1. D'où viennent les 7 outils et ce que la HAS en fait aujourd'hui

L'expression « les 7 outils » ne figure dans aucun texte. Elle désigne les sept dispositifs créés par la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale[1] pour rendre effectifs les droits des personnes accompagnées. Ces dispositifs ne vivent plus dans la loi de 2002 elle-même : ils ont été codifiés, puis modifiés à plusieurs reprises. C'est le code de l'action sociale et des familles (CASF) qui fait foi aujourd'hui, aux articles L311-4 à L311-8 pour les principes, et aux articles D311 à R311-38 pour les modalités pratiques.

Cette codification a une conséquence très concrète : les décrets d'application de 2003 et 2004 que l'on cite encore souvent (décret n° 2003-1095 sur le règlement de fonctionnement, par exemple) ont été abrogés et intégrés au CASF. Si votre procédure interne renvoie encore à ces décrets, elle renvoie à des textes qui n'existent plus sous cette forme. Les références utilisables devant un évaluateur sont les articles du code, cités tout au long de cet article.

Du côté de l'évaluation des ESSMS, le référentiel de la HAS compte 42 objectifs et 157 critères, dont 18 critères impératifs, et se déploie selon trois méthodes : l'accompagné traceur, le traceur ciblé et l'audit système[9]. Les sept outils sont principalement examinés en audit système, au niveau de la gouvernance. Mais ils sont recoupés avec la parole des personnes accompagnées et des professionnels lors des traceurs. C'est la raison pour laquelle un dossier documentaire irréprochable ne suffit pas : si personne dans l'équipe ne sait où trouver le règlement de fonctionnement, l'écart est constaté malgré le classeur.

À retenir

  • Les 7 outils sont aujourd'hui codifiés au CASF, pas dans la loi de 2002 ni dans les décrets de 2003 abrogés.
  • Aucun seuil de taille ne dispense un établissement ou un service de ces obligations.
  • La HAS les examine surtout en audit système, puis les recoupe avec ce que disent les personnes accompagnées et les équipes.

2. La checklist, outil par outil

Pour chacun des sept outils : ce qu'il faut faire, qui le fait, ce qui doit exister à la fin, et l'écart le plus souvent relevé. Prenez vos documents à côté de vous et cochez au fur et à mesure.

Outil 1 : Le livret d'accueil et ses deux annexes obligatoires

  • Base légale : article L311-4 du CASF[2].
  • Contenu : un livret est remis lors de l'accueil à la personne, à son représentant légal si elle est mineure, ou à la personne chargée de la mesure de protection si elle est majeure protégée. Deux annexes sont obligatoires : la charte des droits et libertés de la personne accueillie, et le règlement de fonctionnement.
  • Qui : la direction le rédige et le tient à jour, l'équipe d'accueil le remet.
  • Livrable : un livret daté, portant un numéro de version, avec ses deux annexes, et une trace de sa remise à chaque personne accueillie.
  • Piège fréquent : un livret figé depuis plusieurs années, avec des tarifs, des noms de référents ou des horaires périmés. Bonne pratique simple : sortir tous les éléments variables (tarifs, organigramme, coordonnées) dans des annexes séparées, pour pouvoir les réviser sans refaire le livret entier.

Outil 2 : La charte des droits et libertés de la personne accueillie

  • Base légale : article L311-4 du CASF et arrêté du 8 septembre 2003[3].
  • Contenu : un texte national de 12 articles (non-discrimination, droit à une prise en charge adaptée, droit à l'information, libre choix et consentement éclairé, droit à la renonciation, respect des liens familiaux, droit à la protection, droit à l'autonomie, principe de prévention et de soutien, exercice des droits civiques, pratique religieuse, respect de la dignité et de l'intimité). Il est annexé au livret d'accueil et affiché dans l'établissement.
  • Qui : personne dans l'établissement. La charte est arrêtée par les ministres compétents : vous la reprenez telle quelle.
  • Livrable : la charte affichée dans un lieu de passage accessible et annexée au livret d'accueil.
  • Piège fréquent : la réécrire, la résumer ou n'en afficher que quelques articles. Une version facile à lire et à comprendre est une excellente initiative, mais elle vient en complément du texte officiel, jamais à sa place.

Outil 3 : Le règlement de fonctionnement

  • Base légale : article L311-7 et articles R311-33 à R311-37-1 du CASF[4].
  • Contenu : il précise les modalités concrètes d'exercice des droits énoncés à l'article L311-3, l'organisation et l'affectation des locaux, les mesures de sûreté, la conduite à tenir en cas d'urgence ou de situation exceptionnelle, les transferts et déplacements, ainsi que les règles essentielles de la vie collective. Il précise aussi les modalités du droit de visite.
  • Qui : il est arrêté par l'instance compétente de l'organisme gestionnaire (conseil d'administration, bureau, gérant selon le statut), après consultation du conseil de la vie sociale et des instances représentatives du personnel.
  • Livrable : un règlement daté, portant la trace de la délibération qui l'arrête, affiché dans les locaux et remis à chaque personne prise en charge ainsi qu'à toute personne qui exerce dans l'établissement, salariée, agent public, professionnel libéral ou bénévole.
  • Piège fréquent : deux écarts reviennent systématiquement. D'abord, la remise limitée aux résidents et aux salariés, en oubliant les intervenants libéraux et les bénévoles, alors que le texte les vise expressément. Ensuite, l'absence de trace de la consultation du CVS avant adoption, qui fragilise le document même si son contenu est irréprochable.

Dans OxcaSanté, chacun de ces sept documents peut être créé comme un document qualité classé par processus et sous-processus, avec son type, sa référence, son numéro de version et sa pièce jointe. La recherche globale de la bibliothèque explore aussi le contenu des fichiers attachés (PDF, Word, Excel, OpenDocument), ce qui permet de retrouver une clause précise dans un règlement de fonctionnement sans rouvrir tous les documents un par un. Voir la bibliothèque qualité.

Outil 4 : Le contrat de séjour ou le document individuel de prise en charge

  • Base légale : article L311-4 du CASF pour le principe, article D311 pour les modalités[5].
  • Contenu : le contrat définit les objectifs de la prise en charge, la nature des prestations, les conditions d'hébergement et de séjour, la participation financière et les conditions de facturation, ainsi que les conditions de modification et de résiliation. Un document individuel de prise en charge (DIPC) remplace le contrat dans certains cas, notamment pour les séjours de moins de deux mois, les prises en charge sans hébergement et certaines mesures judiciaires.
  • Qui : la direction, avec la personne accueillie. La participation de la personne et, si nécessaire, de sa famille ou de son représentant légal est obligatoirement requise à peine de nullité du contrat. Un entretien est mené, auquel la personne de confiance participe sauf opposition de la personne.
  • Livrable : un contrat remis dans les quinze jours qui suivent l'admission et signé dans le mois, conservé au dossier de la personne, complété par un avenant à chaque modification.
  • Piège fréquent : faire signer un contrat type le jour même de l'admission, dans le bureau d'accueil, sans entretien et sans personnalisation. C'est exactement l'inverse de ce que prévoit le texte : le délai de quinze jours existe précisément pour laisser le temps de la coconstruction, et le défaut de participation de la personne est sanctionné par la nullité du contrat.

Outil 5 : La personne qualifiée

  • Base légale : article L311-5 et articles R311-1 et R311-2 du CASF[6].
  • Contenu : toute personne accompagnée peut faire appel à une personne qualifiée de son choix, prise sur une liste arrêtée conjointement par le représentant de l'État dans le département, le directeur général de l'ARS et le président du conseil départemental, pour l'aider à faire valoir ses droits. La personne qualifiée informe le demandeur des suites données à sa saisine et rend compte à l'autorité chargée du contrôle de l'établissement.
  • Qui : la direction, dont le rôle est de récupérer la liste départementale à jour auprès de ces trois autorités et de la porter à la connaissance des personnes accompagnées.
  • Livrable : la liste datée, annexée au livret d'accueil et affichée, accompagnée des modalités pratiques de saisine (à qui écrire, comment).
  • Piège fréquent : annexer une liste obsolète, ou aucune liste, en se disant que personne ne la demandera jamais. C'est un point de contrôle simple à vérifier pour un évaluateur, et une liste datée de plus de deux ou trois ans se repère immédiatement.

Outil 6 : Le conseil de la vie sociale ou une autre forme de participation

  • Base légale : article L311-6 du CASF et articles D311-3 et suivants, modifiés par le décret n° 2022-688 du 25 avril 2022, applicable depuis le 1er janvier 2023[7].
  • Contenu : le conseil se réunit au moins trois fois par an, sur convocation de son président, qui en fixe l'ordre du jour. L'ordre du jour est communiqué au moins quinze jours avant la séance. Le CVS est consulté sur le règlement de fonctionnement et sur le projet d'établissement.
  • Qui : le président du conseil, élu parmi les représentants des personnes accompagnées, avec l'appui de la direction pour la logistique et les comptes rendus.
  • Livrable : les comptes rendus de séance, datés et diffusés, et la trace écrite des avis rendus sur les documents soumis à consultation.
  • Piège fréquent : se souvenir du CVS uniquement au moment de faire adopter le règlement de fonctionnement ou le projet d'établissement. Le détail des règles de composition, de majorité et de mandat est traité dans notre article dédié au conseil de la vie sociale.

Outil 7 : Le projet d'établissement ou de service

  • Base légale : article L311-8 du CASF, dans sa version en vigueur depuis le 28 mai 2026[8], et article D311-38-3 pour le contenu minimal.
  • Contenu : le projet définit les objectifs de l'établissement en matière de coordination, de coopération et d'évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d'organisation et de fonctionnement. Il précise la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance, notamment en matière de gestion du personnel, de formation et de contrôle. Il désigne une autorité extérieure à l'établissement, indépendante du conseil départemental, à laquelle les personnes accueillies peuvent faire appel. Le cas échéant, il identifie les services au sein desquels sont dispensés un accompagnement et des soins palliatifs.
  • Qui : la direction et l'organisme gestionnaire, avec association du personnel et des personnes accueillies à son élaboration, après consultation du conseil de la vie sociale.
  • Livrable : un projet daté, établi pour cinq ans au maximum, diffusé selon les modalités prévues par le code.
  • Piège fréquent : confondre le projet d'établissement, document collectif quinquennal, avec le projet personnalisé de chaque personne accompagnée. Second piège, plus banal : laisser expirer la durée de cinq ans sans avoir engagé la réécriture, souvent parce que personne ne suit la date d'échéance.

Le règlement de fonctionnement et le projet d'établissement ont chacun une échéance à cinq ans, à des dates différentes. Dans OxcaSanté, un document qualité est publié avec une date de validité, et sa révision se prépare en le dupliquant : la copie repart en statut Préparation avec une nouvelle référence, puis repasse par le circuit d'approbation avant publication. La revue périodique de vos documents devient un suivi de dates, pas un travail d'archéologie. Découvrir le suivi des versions.

3. Le bon document au bon moment du parcours

Trois de ces sept outils sont attachés à un moment précis du parcours d'admission, avec des délais opposables. Les quatre autres sont permanents : ils existent indépendamment de toute admission.

4. Qui l'arrête, qui est consulté, tous les combien

Ce tableau résume les trois questions sur lesquelles se jouent la plupart des écarts constatés : l'autorité qui adopte le document, la consultation obligatoire préalable, et la fréquence de révision.

Outil Base légale (CASF) Qui l'arrête Consultation obligatoire Révision
Livret d'accueil L311-4 La direction Aucune imposée Libre, à chaque changement
Charte des droits et libertés L311-4 + arrêté du 8 sept. 2003 Les ministres compétents Sans objet Texte national, non modifiable
Règlement de fonctionnement L311-7, R311-33 à R311-37-1 L'instance compétente du gestionnaire CVS + personnel 5 ans maximum
Contrat de séjour ou DIPC L311-4, D311 La direction et la personne Participation de la personne Avenant à chaque modification
Personne qualifiée L311-5, R311-1 et R311-2 Préfet, ARS et conseil départemental Sans objet Suivre les mises à jour du département
Conseil de la vie sociale L311-6, D311-3 et suivants Le gestionnaire (institution du CVS) Élection des membres 3 réunions par an minimum
Projet d'établissement L311-8, D311-38-3 La direction et le gestionnaire CVS 5 ans maximum

5. Les 3 obligations que la liste des 7 outils fait oublier

La liste des sept outils date de 2002. Trois obligations proches se sont ajoutées depuis et ne figurent dans aucune énumération classique. Elles sont pourtant vérifiables au même titre que les autres.

Attention

  • La personne de confiance (article L311-5-1). Lors de l'accueil, la personne majeure doit être informée de sa possibilité de désigner une personne de confiance, au sens du code de la santé publique. Cette information est préalable, elle ne se déduit pas d'une case dans le contrat de séjour. La personne de confiance participe ensuite à l'entretien de signature du contrat, sauf opposition.
  • L'annexe au contrat sur les mesures particulières (article L311-4-1). Lorsque des mesures particulières sont nécessaires pour assurer l'intégrité physique et la sécurité de la personne et pour soutenir l'exercice de sa liberté d'aller et venir, elles font l'objet d'une annexe au contrat de séjour, uniquement si elles sont strictement nécessaires. Le même article ouvre à la personne un droit de rétractation de quinze jours. À rapprocher de l'article R311-37-1, qui impose une évaluation pluridisciplinaire de la proportionnalité des mesures collectives restrictives par rapport aux risques encourus, et de notre article sur la contention et la liberté d'aller et venir.
  • L'autorité extérieure du projet d'établissement (article L311-8). Elle est distincte de la personne qualifiée. Elle est désignée par le projet d'établissement, doit être indépendante du conseil départemental, est choisie sur une liste arrêtée conjointement par le président du conseil départemental, le représentant de l'État et l'ARS, et elle est autorisée à visiter l'établissement à tout moment. Un établissement doit donc renseigner les deux dispositifs, pas l'un à la place de l'autre.

Checklist récapitulative

  • Le livret d'accueil est daté, versionné, et comporte bien ses deux annexes : charte et règlement de fonctionnement.
  • La charte des droits et libertés est affichée dans sa version officielle intégrale, sans réécriture ni coupe.
  • Le règlement de fonctionnement porte la trace de la consultation du CVS et des instances représentatives du personnel.
  • Le règlement de fonctionnement a moins de cinq ans et il est remis aussi aux libéraux et aux bénévoles.
  • Les contrats de séjour sont remis dans les quinze jours suivant l'admission et signés dans le mois.
  • Chaque contrat porte la trace de l'entretien et de la participation de la personne accompagnée.
  • La liste des personnes qualifiées annexée au livret est celle en vigueur dans le département.
  • Le CVS s'est réuni au moins trois fois sur les douze derniers mois, comptes rendus à l'appui.
  • Le projet d'établissement a moins de cinq ans et comporte la politique de prévention de la maltraitance.
  • L'autorité extérieure prévue par le projet d'établissement est désignée nommément.
  • L'information sur la personne de confiance est délivrée à l'accueil et tracée.
  • Les sept documents sont accessibles au même endroit, dans leur version en vigueur, pour toute l'équipe.

Vos 7 outils au même endroit, dans leur version en vigueur

OxcaSanté centralise vos documents obligatoires dans une bibliothèque qualité : classement par processus, circuit d'approbation avant publication, numéro de version, date de validité, historique de toutes les actions, et partage tracé aux équipes. Dès 39€/an/licence, soit environ 780€/an pour une équipe de 20 utilisateurs.

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Questions fréquentes

Quels sont les 7 outils de la loi 2002-2 ?

Le livret d'accueil, la charte des droits et libertés de la personne accueillie, le règlement de fonctionnement, le contrat de séjour ou document individuel de prise en charge, la personne qualifiée, le conseil de la vie sociale (ou une autre forme de participation) et le projet d'établissement ou de service. Ces sept outils sont issus de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale et sont aujourd'hui codifiés aux articles L311-4 à L311-8 du code de l'action sociale et des familles.

Le contrat de séjour doit-il être signé le jour de l'admission ?

Non. L'article D311 du code de l'action sociale et des familles prévoit que le contrat de séjour ou le document individuel de prise en charge est remis dans les quinze jours qui suivent l'admission et signé dans le mois. En revanche, la participation de la personne accueillie et, le cas échéant, de sa famille ou de son représentant légal est obligatoirement requise pour l'établissement du contrat, à peine de nullité de celui-ci.

À quelle fréquence faut-il réviser le règlement de fonctionnement ?

Le règlement de fonctionnement fixe lui-même sa périodicité de révision, qui ne peut pas dépasser cinq ans (article R311-33 du code de l'action sociale et des familles). Sa révision suit la même procédure que son adoption : elle est arrêtée par l'instance compétente de l'organisme gestionnaire, après consultation du conseil de la vie sociale et des instances représentatives du personnel.

Quelle différence entre la personne qualifiée et l'autorité extérieure du projet d'établissement ?

Ce sont deux dispositifs distincts. La personne qualifiée, prévue à l'article L311-5, est choisie par la personne accompagnée sur une liste départementale pour l'aider à faire valoir ses droits. L'autorité extérieure prévue à l'article L311-8 est désignée par le projet d'établissement lui-même, doit être indépendante du conseil départemental, et est autorisée à visiter l'établissement à tout moment. Un établissement doit donc renseigner les deux, pas l'une à la place de l'autre.

Un ESSMS de moins de 50 salariés est-il dispensé de certains de ces documents ?

Non. Le code de l'action sociale et des familles ne prévoit aucun seuil d'effectif ni de capacité qui dispenserait un établissement ou un service de ces obligations. Les seules variations tiennent à la nature de l'activité : le document individuel de prise en charge remplace le contrat de séjour dans certains cas (séjours de moins de deux mois, prises en charge sans hébergement, mesures judiciaires), et le conseil de la vie sociale peut être remplacé par une autre forme de participation pour certaines catégories d'établissements.

Que vérifie la HAS sur ces documents lors de l'évaluation d'un ESSMS ?

Le référentiel d'évaluation de la qualité des ESSMS compte 42 objectifs et 157 critères, dont 18 critères impératifs, et s'applique via trois méthodes : l'accompagné traceur, le traceur ciblé et l'audit système. Les documents de la loi 2002-2 sont surtout examinés en audit système, au niveau de la gouvernance, puis recoupés avec ce que disent les personnes accompagnées et les professionnels lors des traceurs. Un livret d'accueil conforme sur le papier mais que personne ne connaît sur le terrain ressort donc de l'évaluation.

Articles connexes

Sources

Toutes les obligations citées dans cet article proviennent du code de l'action sociale et des familles dans sa version en vigueur au 5 septembre 2026, consultée sur Légifrance. La circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004 relative à la mise en place du livret d'accueil, souvent citée sur ce sujet, n'est pas republiée sur Légifrance : elle n'a donc pas servi de source à cet article, et la recommandation de placer les éléments variables en annexes y est présentée comme une bonne pratique, pas comme une obligation. Les fonctionnalités OxcaSanté mentionnées (classement par processus, recherche dans le contenu des pièces jointes, duplication d'un document, circuit d'approbation, date de validité, historique, partage) correspondent à des fonctions existantes du produit, décrites au niveau utilisateur.