OxcaSanté vs Ageval : comparatif pour le médico-social

Les établissements médico-sociaux font face à des exigences qualité croissantes, notamment avec le nouveau référentiel d’évaluation HAS pour les ESSMS. Deux solutions se positionnent sur ce segment : Ageval (anciennement Qualineo), spécialiste historique du médico-social, et OxcaSanté, plateforme qualité conçue pour l’ensemble du secteur sanitaire et médico-social. Lequel répond le mieux à vos besoins ? Analyse complète.

Le choix d’un logiciel qualité pour un EHPAD, un foyer de vie ou un service d’aide à domicile ne se fait pas sur les mêmes critères que pour un hôpital universitaire. Les équipes sont souvent réduites, le budget est serré, et la personne en charge de la qualité cumule généralement cette mission avec d’autres responsabilités. L’outil doit donc être simple, abordable et immédiatement utile. Voyons comment ces deux solutions se positionnent.

Couverture fonctionnelle : qui propose quoi ?

Ageval s’est construit autour du médico-social. Anciennement connu sous le nom de Qualineo, l’outil propose des fonctionnalités d’évaluation qualité alignées sur les référentiels du secteur. Sa force réside dans l’accompagnement à l’évaluation interne et la structuration de la démarche d’amélioration continue. C’est un outil mature sur son segment historique.

OxcaSanté couvre un périmètre plus large. En plus de la gestion documentaire et des formulaires d’évaluation, la plateforme intègre un module complet de déclarations d’événements indésirables avec calcul automatique de criticité, des workflows de validation multi-niveaux et un registre d’activités exhaustif. Ces fonctionnalités sont essentielles pour les EHPAD qui, depuis le décret de 2016, sont tenus de déclarer les événements indésirables graves.

Là où Ageval se concentre sur l’évaluation et le pilotage de la démarche qualité, OxcaSanté offre une boîte à outils plus complète qui couvre aussi bien la gestion des risques (EI, criticité) que la conformité documentaire (bibliothèque qualité, circuits de validation). Pour un ESSMS qui souhaite centraliser l’ensemble de sa démarche qualité dans un seul outil, c’est un avantage déterminant.

Un autre point de différenciation important : OxcaSanté couvre aussi bien le secteur sanitaire (cliniques, hôpitaux) que le médico-social. Pour les groupes qui gèrent à la fois des établissements sanitaires et des ESSMS, c’est un avantage considérable. Un seul outil, une seule interface, une seule logique de fonctionnement pour l’ensemble des structures du groupe. Avec Ageval, il faudrait potentiellement un second outil pour couvrir le volet sanitaire, ce qui multiplie les coûts, la formation et la complexité de gestion.

Le prix : un facteur décisif pour le médico-social

Le secteur médico-social est structurellement contraint sur le plan budgétaire. Les EHPAD et les structures ESSMS fonctionnent avec des enveloppes de fonctionnement fixées par les autorités de tarification (ARS, Conseils départementaux). Chaque euro compte, et un logiciel qualité doit démontrer un retour sur investissement clair.

Ageval pratique une tarification sur devis, sans affichage public de ses prix. Les structures doivent contacter un commercial, attendre un retour, négocier. Ce processus peut prendre plusieurs semaines et crée une asymétrie d’information défavorable à l’acheteur.

OxcaSanté affiche une tarification publique et limpide : 39€ par an et par licence pour le module Traçabilité ou Documentaire, 78€ par an et par licence pour la formule Complète. Pour un EHPAD de 60 lits avec 8 licences, le coût annuel de la formule Complète s’élève à 624€. C’est un budget que même les structures les plus contraintes peuvent intégrer sans difficulté.

Cette accessibilité financière ne signifie pas un compromis sur la qualité de l’outil. OxcaSanté est développé par OXCA, un studio de développement web français qui a conçu la plateforme en étroite collaboration avec des professionnels de santé. Chaque fonctionnalité répond à un besoin terrain identifié, pas à une spécification marketing. Le résultat est un outil dense fonctionnellement, mais léger en coût, parce que la priorité a été mise sur l’efficacité plutôt que sur la multiplicité des options de personnalisation.

Gestion des événements indésirables : un écart significatif

La déclaration et le suivi des événements indésirables sont devenus une obligation réglementaire pour les ESSMS. Les événements indésirables graves associés aux soins (EIGS) doivent être déclarés à l’ARS dans un délai de 48 heures. Un outil adapté fait toute la différence entre conformité et risque juridique.

Ageval propose des fonctionnalités de signalement, mais la gestion des EI n’est pas son point fort historique. Le traitement reste souvent basique, sans calcul de criticité automatisé ni workflow de gestion structuré depuis la déclaration jusqu’à la clôture.

OxcaSanté a été pensé dès l’origine pour cette problématique. Le module de déclarations intègre un calcul de criticité automatique basé sur la fréquence et la gravité, des workflows complets depuis le signalement jusqu’à l’analyse des causes et la mise en place d’actions correctives, et des statistiques détaillées pour identifier les tendances et les points de vigilance. Un établissement client a obtenu 99% à sa certification HAS grâce à cette rigueur dans la traçabilité.

Il est également important de noter que la réglementation impose désormais aux ESSMS de déclarer les événements indésirables graves dans un délai de 48 heures à l’ARS. Un outil qui facilite et accélère cette déclaration n’est plus un luxe, c’est une nécessité réglementaire. Avec OxcaSanté, le processus est guidé, rapide et tracé. Vos équipes peuvent déclarer un EI en quelques minutes depuis n’importe quel poste connecté, et le responsable qualité est automatiquement notifié pour assurer le suivi dans les délais impartis.

Gestion documentaire et conformité

Les deux solutions proposent une gestion documentaire, mais avec des approches différentes. Ageval offre un espace documentaire fonctionnel, adapté aux besoins courants du médico-social. Cependant, les circuits de validation restent relativement simples.

La bibliothèque qualité d’OxcaSanté va plus loin. Chaque document suit un workflow de validation structuré : rédaction, relecture, approbation, diffusion. L’historique des versions est conservé intégralement, avec un registre d’activités qui trace chaque action pour une traçabilité irréprochable. Les documents sont classés par processus, par service ou par thématique, et l’export est disponible en CSV, Excel, ODS et PDF.

Cette rigueur documentaire est particulièrement précieuse lors des évaluations externes. Les évaluateurs de la HAS attendent une traçabilité sans faille des documents qualité : qui a rédigé, qui a validé, quand, quelle version est en vigueur. OxcaSanté répond nativement à ces exigences, sans configuration supplémentaire.