Médecin coordonnateur EHPAD : l'exercice à distance encadré depuis l'arrêté du 21 juillet 2026

Depuis le décret n°2025-897 du 4 septembre 2025, la présence d'un médecin coordonnateur est obligatoire dans les EHPAD, ses missions étant définies à l'article D.312-158 du code de l'action sociale et des familles^[2]. Beaucoup d'établissements peinent pourtant à recruter sur ce poste, en tension dans de nombreux territoires.

L'arrêté du 21 juillet 2026, publié au Journal officiel le 25 juillet 2026^[1], ouvre une réponse à cette difficulté : en cas d'échec de recrutement prouvé, l'exercice des missions de coordination peut devenir dématérialisé, à titre dérogatoire. Ce n'est pas une nouvelle organisation de droit commun : c'est une solution de dernier recours, encadrée à chaque étape.

Le directeur de l'établissement ne peut pas basculer seul vers ce mode d'exercice. Il doit informer le directeur général de l'agence régionale de santé, par tout moyen permettant d'attester la date de réception, au moins 15 jours avant le début de l'exercice dématérialisé^[1].

Cette information doit être accompagnée d'une présentation détaillée des démarches de recrutement engagées et restées sans résultat^{[3] [4]} : annonces publiées, candidatures reçues, entretiens menés. L'ARS n'est donc pas simplement informée : elle dispose des éléments pour apprécier si le recours à la dérogation est justifié.

Contrairement à ce que le terme « dématérialisé » pourrait laisser penser, le médecin coordonnateur ne disparaît pas du terrain. Une présence physique dans l'établissement reste requise, à raison d'au moins un jour par mois, ces journées pouvant être regroupées sur une période de cinq mois consécutifs maximum^{[3] [4]}.

C'est un point de vigilance à ne pas manquer : présenter cette dérogation en interne comme une absence totale de présence sur site serait inexact, et risquerait de fragiliser la conformité de l'établissement au dispositif lui-même.

L'exercice dématérialisé est accordé pour une durée initiale de 12 mois, renouvelable une fois pour une nouvelle période de 12 mois, soit 24 mois cumulés. Une reconduction ultérieure reste possible, dans la limite absolue de 36 mois au total^{[3] [4]}.

Passé ce délai, l'établissement doit avoir recruté un médecin coordonnateur dans les conditions habituelles : la dérogation n'a pas vocation à devenir une organisation durable.

L'exercice dématérialisé ne se limite pas à une visioconférence occasionnelle. Il fait l'objet d'un contrat dédié, identifiant nommément le médecin coordonnateur concerné et précisant les modalités de sécurisation des données de santé et de confidentialité des échanges^[4]. L'établissement doit également mettre à disposition un accès aux outils numériques nécessaires à l'exercice de ses missions.

L'ARS conserve un rôle de contrôle sur toute la durée du dispositif : elle peut exiger la fin du contrat si les conditions fixées ne sont plus respectées^[4].

En résumé, la séquence à respecter est la suivante : recrutement infructueux dûment documenté, notification écrite à l'ARS au moins 15 jours avant le début de l'exercice, période initiale de 12 mois, renouvellement possible, puis fin du dispositif au plus tard à 36 mois. Chaque étape laisse une trace qui peut être demandée en cas de contrôle.

OxcaSanté ne notifie pas l'ARS à la place de l'établissement et ne pilote pas cette procédure administrative de façon dédiée : ce n'est pas sa fonction. La bibliothèque qualité permet en revanche d'héberger le contrat dédié et les justificatifs de recrutement infructueux comme n'importe quel document qualité de l'établissement, avec un circuit de validation et une date de validité associée.

Concrètement : la date de fin des 12, 24 ou 36 mois peut être posée comme date de validité du document, pour qu'une échéance de renouvellement ne soit jamais découverte trop tard.