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Demande d'accès au dossier patient : la procédure en 6 étapes, avec les délais de 8 jours et de 2 mois
Un ancien patient écrit à votre direction pour obtenir son dossier. Le courrier passe de bureau en bureau, personne ne sait à partir de quand le délai court, ni si la copie peut être facturée, et la réponse part au bout de trois semaines. Vous saurez enregistrer la demande, vérifier qui la formule, calculer l'échéance exacte, communiquer le dossier et garder la preuve de chaque étape.
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Le cadre : ce que disent les textes sur l'accès au dossier
Cet article concerne les établissements de santé et les professionnels de santé libéraux (cabinet médical, maison de santé). Le dossier de l'usager en ESSMS relève d'un cadre propre qui n'est pas traité ici.
Toute personne a le droit d'accéder aux informations de santé qui la concernent, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'elle désigne. Les règles de procédure figurent aux articles R1111-1 à R1111-7 du code de la santé publique[5][1]. La demande s'adresse au professionnel libéral ou au directeur de l'établissement qui détient le dossier, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par courriel, et l'identité du demandeur est vérifiée avant toute communication[1][2].
Les échéances à retenir sont résumées dans le tableau suivant.
| Situation | Échéance | Source |
|---|---|---|
| Dossier récent | Communication au plus tôt après 48 heures de réflexion, au plus tard 8 jours après la demande | [1][2][3] |
| Informations datant de plus de 5 ans, ou saisine de la commission départementale des soins psychiatriques | 2 mois | [1][2] |
| Recours en cas de refus ou de silence | Saisine de la CADA dans les 2 mois, puis du tribunal administratif dans les 2 mois suivant l'avis négatif ou le maintien du refus (établissements publics et privés participant au service public hospitalier) | [1] |
| Conservation du dossier en établissement | 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe (minimum) | [1] |
Sources : Service-Public, CNIL et AP-HP, comme indiqué en fin d'article. Les durées de conservation sont des minima, chaque établissement peut adopter une politique plus stricte.
Les informations recueillies auprès de tiers qui ne participent pas à la prise en charge ne sont pas communicables au patient[3]. L'établissement ne doit jamais se dessaisir du dossier original[3].
À retenir : le délai court à partir de la réception de la demande[3], et le dossier ne peut pas être communiqué avant 48 heures[1][2]. Un dossier remis le jour même n'est pas plus conforme qu'un dossier remis au neuvième jour.
Point de vigilance sur les frais : la CNIL indique que les frais de délivrance des copies sont à la charge du demandeur, dans la limite du coût de reproduction et d'envoi[2]. Mais la Cour de justice de l'Union européenne a jugé, le 26 octobre 2023 (affaire C-307/22), que le RGPD donne au patient le droit d'obtenir gratuitement une première copie de son dossier, sans avoir à justifier sa demande, et qu'une règle nationale ne peut pas lui en faire supporter le coût[4]. L'étape 5 en tire la conséquence pratique.
Petite structure ? Dans un cabinet ou un petit établissement, une seule personne (secrétaire médicale, directeur ou cadre) peut piloter les étapes 2 à 5, le médecin relire le dossier à l'étape 4, et le responsable de la structure signer la procédure de l'étape 1.
Par où commencer lundi ? (1) Cette semaine, nommez un référent et un suppléant et fixez l'adresse d'arrivée des demandes. (2) À la prochaine demande, ouvrez la fiche de l'étape 2 avec la date de réception. (3) Dans le mois, faites valider la procédure d'une page de l'étape 1.
Étape 1 : Écrire la règle de la maison
Rédigez une procédure d'une page : l'adresse ou le service d'arrivée unique des demandes, le nom du référent et de son suppléant (une absence de plus de 8 jours suffit à dépasser le délai), les délais de l'encadré ci-dessus, les modes de communication possibles et la règle appliquée aux frais. Précisez qui reçoit un appel téléphonique ou un patient au guichet et ce qu'il doit lui dire : la demande est enregistrée, un accusé de réception est envoyé, le délai commence à courir.
Qui
La direction ou le responsable qualité, avec le médecin responsable et le référent données personnelles s'il en existe un.
Livrable
Une procédure d'une page, datée, versionnée, validée par la direction et diffusée au secrétariat, à l'accueil et aux services de soins.
Piège à éviter
Laisser les demandes arriver dans n'importe quel service sans circuit commun, ou ne prévoir aucun suppléant pour les congés.
Étape 2 : Enregistrer la demande et dater la réception
Dès l'arrivée du courrier ou du courriel, ouvrez une fiche de suivi et envoyez un accusé de réception qui rappelle les pièces à fournir, le mode de communication souhaité et l'échéance. Cet accusé de réception est une bonne pratique proposée ici, les textes cités ne l'imposent pas. Il protège pourtant l'établissement : il fixe la date de départ du délai et il prouve que la demande a été prise en charge.
| Rubrique | À renseigner |
|---|---|
| Numéro et date de réception | Date d'arrivée du courrier, du courriel ou de la demande orale, jamais la date de traitement |
| Demandeur et patient concerné | Nom, qualité (patient, représentant légal, médecin, ayant droit...), coordonnées |
| Période et pièces demandées | Séjours ou consultations concernés, et date des informations les plus anciennes |
| Mode souhaité | Consultation sur place, copie papier, envoi, remise à un médecin désigné |
| Échéance calculée | Date minimale (48 heures) et date limite (8 jours ou 2 mois) |
Qui
Le secrétariat médical ou l'accueil.
Livrable
Une fiche de suivi ouverte, un numéro attribué et l'accusé de réception envoyé le jour de l'arrivée.
Piège à éviter
Dater la demande le jour où quelqu'un s'en saisit. Le délai court depuis la réception, pas depuis le traitement.
Étape 3 : Vérifier l'identité et la qualité du demandeur
Avant toute communication, contrôlez l'identité du demandeur, ou sa qualité de médecin désigné comme intermédiaire[2][3]. Ouvrez aussi le bon dossier : en cas d'homonymie, les règles d'identitovigilance s'appliquent. Le tableau suivant reprend les cas courants.
| Demandeur | Condition à vérifier | Source |
|---|---|---|
| Patient majeur | Pièce d'identité. Il peut demander directement ou désigner un médecin intermédiaire | [1][2] |
| Majeur sous tutelle | Le tuteur demande l'accès. Un majeur sous curatelle consulte seul son dossier | [1] |
| Parent d'un mineur | Titulaire de l'autorité parentale. Le mineur peut demander que l'accès passe par un médecin et peut s'opposer à la communication de certaines informations aux parents | [1][2][3] |
| Ayant droit, concubin ou partenaire de Pacs d'un patient décédé | Justification de la qualité et indication du motif (connaître les causes du décès, défendre la mémoire du défunt, faire valoir ses droits). Pas d'accès si la personne s'y était opposée de son vivant. Tout refus est motivé | [1][2][3] |
| Personne mandatée | Justificatif du mandat et pièce d'identité du mandataire (exigence proposée par OxcaSanté, les sources consultées ne détaillent pas les pièces) | [1] |
Qui
Le secrétariat médical, avec l'appui du médecin pour les cas de mineurs et de patients décédés.
Livrable
La fiche de suivi complétée par la nature de la pièce vérifiée et la qualité retenue.
Piège à éviter
Remettre le dossier à un proche sans qualité, ou refuser sans motif écrit la demande d'un ayant droit qui indique un motif légitime.
Étape 4 : Calculer l'échéance et préparer le dossier
Fixez les deux dates de la fiche : le plus tôt (réception + 48 heures) et le plus tard (réception + 8 jours, ou 2 mois si les informations demandées datent de plus de 5 ans)[1][2]. Les cinq ans courent depuis la constitution de l'information[3]. Pour un dossier qui mêle des pièces récentes et anciennes, nous vous conseillons de viser 8 jours, ce qui est une recommandation d'OxcaSanté et pas un texte.
Rassemblez ensuite les pièces demandées (dossier médical, dossier de soins infirmiers, comptes rendus, résultats d'examens, lettre de sortie), et faites-les relire par un médecin pour retirer les informations recueillies auprès de tiers étrangers à la prise en charge[3]. En cas de soins psychiatriques sans consentement, la communication peut passer par un médecin, et si le demandeur refuse d'en désigner un, la commission départementale des soins psychiatriques est saisie, d'où un délai de 2 mois[1][2].
Qui
Le secrétariat médical pour l'assemblage, le médecin pour la relecture.
Livrable
Un dossier complet, relu, daté, avec la liste des pièces et l'échéance tenue sur la fiche.
Piège à éviter
Confondre les 48 heures de réflexion avec le délai maximum, ou préparer le dossier trop tard parce que les pièces sont dispersées entre plusieurs services.
Étape 5 : Communiquer le dossier, et la question des frais
Le demandeur peut consulter son dossier sur place, gratuitement, avec remise possible de copies, ou recevoir des copies par courrier, sur papier s'il le souhaite dans la limite des possibilités techniques[1][3]. Un accompagnement médical peut être proposé lors d'une consultation sur place[3], mais le patient peut le refuser et accéder directement à son dossier[2]. Si le demandeur n'a pas exprimé de préférence, informez-le des modes possibles.
Sur les frais, appliquez une règle prudente et écrivez-la dans la procédure : ne facturez pas la première copie[4], et réservez toute facturation, limitée au coût de reproduction et d'envoi[2], aux copies suivantes demandées par la même personne. Cette lecture s'appuie sur l'arrêt de la CJUE. Nous n'avons pas pu confirmer, à la rédaction, que les articles du code de la santé publique avaient été modifiés en conséquence : faites valider la règle par votre juriste ou votre délégué à la protection des données.
Choisissez enfin un canal d'envoi adapté à des données de santé (remise en main propre contre signature, courrier recommandé, canal sécurisé). Les obligations générales sont détaillées dans notre article sur le RGPD et les données de santé.
Qui
Le secrétariat médical, avec le médecin si le demandeur souhaite un accompagnement.
Livrable
Les copies remises ou envoyées, et une trace de la remise : date, mode, liste des pièces, signature ou accusé de réception.
Piège à éviter
Facturer la première copie sans avoir arrêté de règle, ou envoyer un dossier de santé par un canal non sécurisé.
Étape 6 : Répondre aux refus, tracer et contrôler
Si vous refusez tout ou partie de la communication (par exemple à un ayant droit dont le motif n'est pas établi), motivez le refus par écrit : les sources l'exigent pour les ayants droit[1][3] et c'est une bonne pratique dans les autres cas. Indiquez les voies de recours, ce qui est une bonne pratique proposée ici : la Commission des usagers, puis la CADA dans les 2 mois pour un établissement public ou privé participant au service public hospitalier[1]. Pour un établissement privé hors service public, le patient peut saisir la Commission des usagers ou la CNIL[1].
Clôturez ensuite la fiche et mesurez une fois par an le nombre de demandes, le délai moyen de réponse et les dépassements d'échéance. Une relance ou une insatisfaction peut devenir une réclamation : reportez-vous à notre article sur les plaintes et réclamations des usagers.
Qui
La direction, avec le responsable qualité et la Commission des usagers.
Livrable
Une réponse motivée pour chaque refus, des fiches clôturées et un bilan annuel (nombre, délai moyen, dépassements).
Piège à éviter
Ignorer une relance, ou ne jamais mesurer les délais réels, ce qui masque les dépassements jusqu'à la réclamation.
Schéma et tableau : le logigramme et qui fait quoi
Le logigramme ci-dessous résume le parcours d'une demande, de sa réception à sa clôture. Il ne remplace pas la lecture des textes.
Schéma pédagogique proposé par OxcaSanté à partir des sources citées, non issu d'un texte réglementaire.
Le tableau suivant répartit les rôles. Il s'agit d'une proposition à adapter à votre organisation : ● pilote l'étape, ○ y contribue. Dans une petite structure, une même personne peut tenir plusieurs colonnes.
| Étape | Direction | Médecin | Secrétariat médical, accueil | Responsable qualité |
|---|---|---|---|---|
| 1. Écrire la règle | ● | ○ | ○ | ● |
| 2. Enregistrer et dater | ● | ○ | ||
| 3. Vérifier l'identité et la qualité | ○ | ● | ||
| 4. Calculer l'échéance, préparer | ● | ● | ||
| 5. Communiquer | ○ | ● | ||
| 6. Refus, trace, contrôle | ● | ○ | ○ | ● |
Tableau proposé par OxcaSanté, non issu d'un texte réglementaire.
Checklist récapitulative à imprimer et adapter
Imprimez ce tableau, complétez-le avec l'équipe et archivez-le à chaque révision de la procédure : il aide à montrer que la démarche est suivie.
| Point à vérifier | Fait | Date | Remarque |
|---|---|---|---|
| Procédure d'une page écrite, datée, versionnée, avec référent et suppléant nommés | ☐ | __ / __ | |
| Point d'entrée unique des demandes connu de l'accueil, du secrétariat et des services | ☐ | __ / __ | |
| Fiche de suivi ouverte pour chaque demande, avec la date de réception et l'échéance calculée | ☐ | __ / __ | |
| Accusé de réception envoyé le jour de l'arrivée | ☐ | __ / __ | |
| Identité vérifiée, qualité du demandeur contrôlée (représentant légal, mandat, ayant droit avec motif) | ☐ | __ / __ | |
| Cas des mineurs et des patients décédés traités avec le médecin | ☐ | __ / __ | |
| Échéances respectées : pas de communication avant 48 heures, au plus tard 8 jours (2 mois si informations de plus de 5 ans) | ☐ | __ / __ | |
| Dossier relu par un médecin, informations de tiers étrangers à la prise en charge retirées | ☐ | __ / __ | |
| Original jamais remis, copies seules communiquées | ☐ | __ / __ | |
| Règle sur les frais écrite et validée (première copie non facturée) | ☐ | __ / __ | |
| Remise tracée : date, mode, liste des pièces, accusé de réception | ☐ | __ / __ | |
| Refus motivé par écrit, voies de recours indiquées | ☐ | __ / __ | |
| Bilan annuel : nombre de demandes, délai moyen, dépassements, actions correctives | ☐ | __ / __ |
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Réserver une démoQuestions fréquentes
Quel est le délai pour communiquer un dossier médical ?
Au plus tard 8 jours après la demande et au plus tôt après 48 heures de réflexion. Il passe à 2 mois lorsque les informations datent de plus de 5 ans ou lorsque la commission départementale des soins psychiatriques est saisie[1][2].
Une copie du dossier médical est-elle payante ?
La consultation sur place est gratuite[1]. Pour les copies, le code de la santé publique, tel que résumé par la CNIL, limite les frais au coût de reproduction et d'envoi[2]. Mais la CJUE a jugé en octobre 2023 que le RGPD donne droit à une première copie gratuite[4] : nous conseillons de ne pas la facturer et de faire valider votre règle par votre juriste ou votre délégué à la protection des données.
Un proche peut-il demander le dossier d'un patient décédé ?
Les ayants droit, le concubin ou le partenaire de Pacs peuvent y accéder, sous conditions et en indiquant leur motif : connaître les causes du décès, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir leurs droits. L'accès est exclu si la personne s'y était opposée de son vivant, et tout refus doit être motivé[1][2][3].
Les parents peuvent-ils accéder au dossier de leur enfant mineur ?
Le titulaire de l'autorité parentale peut demander l'accès. Le mineur peut toutefois demander que l'accès passe par un médecin, et il peut s'opposer à la communication de certaines informations à ses parents. Dans ce cas, la demande ne peut pas être satisfaite sur ces points[1][2][3].
Que faire en cas de refus ou d'absence de réponse ?
Pour un établissement public ou privé participant au service public hospitalier, le patient peut saisir la Commission des usagers, puis la CADA dans les 2 mois, puis le tribunal administratif dans les 2 mois suivant l'avis négatif ou le maintien du refus. Pour un établissement privé hors service public, il peut saisir la Commission des usagers ou la CNIL[1].
Combien de temps conserver le dossier d'un patient ?
En établissement, 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe. Si le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage, le dossier est conservé 10 ans après le décès. Ce sont des minima[1]. Notre article sur l'archivage des documents qualité traite des durées pour la documentation qualité, pas pour le dossier patient.
Articles connexes
- Plaintes et réclamations des usagers : les obligations légales
- RGPD et données de santé : vos obligations en 2026
- Archivage des documents qualité et déclarations : durée de conservation
Sources
- [1] Service-Public.gouv.fr · Accès au dossier médical (adulte et mineur, vivant ou décédé), page vérifiée le 28 février 2025 (officielle)
- [2] CNIL · L'accès au dossier médical (officielle ; la page affiche une date ancienne (2009) et se réfère à la loi du 4 mars 2002, elle est donc recoupée avec les autres sources)
- [3] AP-HP, direction des affaires juridiques · Accès au dossier médical (institutionnelle secondaire, degré de confiance moyen : la page affiche une date ancienne (2002) et n'est utilisée que pour recouper les points de procédure (réception de la demande, tiers, original, mineur, ayants droit))
- [4] Cour de justice de l'Union européenne · Communiqué de presse n° 161/23 du 26 octobre 2023, arrêt dans l'affaire C-307/22 (copie du dossier médical) (officielle ; communiqué à l'usage des médias, qui n'engage pas la Cour, le texte intégral de l'arrêt fait foi)
- [5] Légifrance · Code de la santé publique, articles R1111-1 à R1111-7 (accès aux informations de santé à caractère personnel) (officielle ; texte de référence cité par Service-Public, non consulté directement à la rédaction (accès au site indisponible), ses dispositions sont reprises ici telles que résumées par [1] et [2])
Les étapes, tableaux, schémas et exemples de cet article sont des propositions d'OxcaSanté élaborées à partir de ces sources, pas des textes réglementaires. Cet article ne traite pas des ESSMS, ni du dossier médical partagé. Vérifiez les textes en vigueur avant d'adapter votre procédure. Cet article ne constitue pas un avis juridique.